ケアプランデータ連携システムとは?厚生労働省の資料をわかりやすく解説

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ケアプランデータ連携システムとは?厚生労働省の資料をわかりやすく解説

令和5年4月から本格的に稼働予定のケアプランデータ連携システム。介護支援専門員とサービス事業所間で行われるケアプランやサービス利用票(予定・実績)のやり取りを、効率化するためのシステムです。厚生労働省の資料によると、ケアプランデータ連携システムで年間80万円以上のコスト削減が見込まれるといわれており、導入を検討している事業者も多いのではないでしょうか?

この記事では、ケアプランデータ連携システムの機能や料金、事前準備など、導入に必要な情報を解説しています。加えて具体的な使い方もまとめました。


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ケアプランデータ連携システムとは?

ケアプランデータ連携システムとは、介護サービス事業所と居宅介護支援事業所間で毎月やり取りする、介護サービス計画書(ケアプラン)の一部情報(予定・実績)ををデータ化し、インターネット上でやり取りできるソリューションです。

厚生労働省では介護現場での業務効率化による負担軽減を目的に、かねてより「介護現場におけるICTの利用促進」を推進してきました。同システムもその取り組みのひとつで、公益社団法人国民健康保険中央会が開発と運用を進めてきました。

具体的には、下記のように介護支援専門員(ケアマネジャー)と、サービス事業所のやり取りをデータ化して効率化を図ることができます

ケアプランやサービス提供票の毎月やり取りが発生する業務は、介護事業者の負担が大きい傾向にあります。データ化によって、書類の記入や資料の受け渡しの負担軽減が期待されています。

ケアプランデータ連携システムを導入するメリット

改めてケアプランデータ連携システムのメリットをまとめると、以下になります。

  • 紙の手渡しや郵送の手間が減る
  • 印刷代やFAX送信費用がかからない
  • 書類を手入力する負担を減らし転記ミスの削減にもつながる
  • 実績・請求管理が楽になる
  • ご送信による個人情報の漏洩リスクが減る

特に大きなメリットは、送付作業にかかる負担の緩和です。これまで郵送やFAX、実際に訪問して手渡ししていた手間が、データ化によって軽減できます。印刷やFAXの送受信にかかっていた費用も減らせるでしょう。

さらにサービス提供票をデータ化することで、給付管理票へ転記する手間が軽減でき、介護報酬の請求業務を効率化できます。紙の書類に比べ、データを保管するスペースをとらず、管理が楽な側面もあります。

ケアプランデータ連携システムは安全性を高めるため、データを暗号化して送ることができる点もメリットです。誤送信による情報漏洩のリスク軽減にもつながります。

年間約81万円のコスト削減に期待

厚生労働省ではケアプランデータ連携システムの導入によって、年間81万6,000円のコストが浮くと考えています。先ほど解説した業務を効率化することで、人件費・印刷費・交通費などが削減できるためです。

また、人件費を考慮しない場合でも、年間約7万2,000円のコスト削減が見込めるともいわれています。浮いたコストを職場環境の改善や採用活動にあてれば、人材の定着や獲得にもつながるでしょう。

何より事務作業の負担が減ることで、利用者と向き合う時間が増え、適切なアセスメントにより、ケアの質向上につながると考えられます。さまざまな相乗効果が期待されるケアプランデータ連携システムは、導入を検討してみる価値があるといえるでしょう。

ケアプランデータ連携システムの機能や料金

ケアプランデータ連携システムでは、以下の書類を扱います。

  • 居宅サービス計画書(第1表、第2表)
  • サービス提供票(予定)(第6表、第7表)
  • サービス提供票(実績)(第6表、第7表)

これらのデータをシステムにアップロードすると、データを暗号化して送ることができます。データ化とともに、電子証明書を付与する機能もあります。

厚生労働省(介護保険最新情報のVol.1109)より令和4年10月26日に利用料金が公表され、年間のライセンス料はひとつの事業所につき2万1,000円(税込)となりました。12ヶ月で割ると、月々の使用料は約1,750円(税込)です。導入を迷っている方は参考にしてみてください。なお、ライセンス料の支払いは介護給付費からの差引きが可能となっています。

ケアプランデータ連携システムの運用開始日は?

ケアプランデータ連携システムのスケジュールは以下のとおりです。

現在、安全な環境でのデータ連携を可能にするためシステム開発が進められており、本格的なシステムの始動は令和5年4月を目指しています

本格始動に先立ち、令和5年2月からは一部の自治体に限定して試験的に運用が開始されます。先行稼働においては、対象となる参加事業所や自治体の選定が11月末までに行われる予定です。導入を検討している事業者は管轄の自治体のホームページをチェックするようにしてください。

ケアプランデータ連携システム導入に必要な準備

システムを本格的に導入する前に、インターネットにつながるパソコンや介護ソフト、電子証明書などの準備が必要です。ひとつずつ詳しく解説していきます。

基準を満たしたパソコンと介護ソフト

まずケアプランデータ連携システムを導入するパソコンが必要となります。Windows10以降で、インターネットに接続したパソコンを用意しましょう。

さらに必要となる設備が介護ソフトです。ケアプランデータ連携システムはデータの送受信を行うためのシステムなので、データの確認や記入に使う介護ソフトが必要となります。

ただし、厚生労働省のケアプラン標準仕様に対応している介護ソフトでなければなりません。介護ソフトを導入する際は、ケアプランデータ連携システムで使えるソフトなのかよく確認しましょう。

上記で解説したパソコンと介護ソフトは介護支援専門員(ケアマネジャー)と介護サービス事業所でそれぞれ用意する必要があります。

電子証明書

次に電子証明書は、介護給付費の請求に際し必要となります。すでに電子証明書を持っている場合は、同じものを使用することが可能です。

介護報酬の請求業務を外部に委託している事業者などで、手元に電子証明書のデータがない場合は発行申請が必要となります。「電子請求受付システム」のサイトで手続きしてください。

ケアプランデータ連携システム導入の手順

同システムを導入する際は、まずケアプランデータ連携システムのWEBサイトで利用申請を行う必要があります。この専用WEBサイトはまだオープンされていません。厚生労働省や自治体などから案内が出るまで待ちましょう。

利用申請が通ったら、公益社団法人国民健康保険中央会のホームページより「ケアプランデータ連携クライアント」ソフトをダウンロードしてください。各事業所で用意したパソコンにインストールをしたら準備は完了です。

「ケアプランデータ連携クライアント」ソフトも介護支援専門員(ケアマネジャー)、サービス事業所でそれぞれ用意しましょう。

ケアプランデータ連携システムの使い方

最後にケアプランデータ連携システムの使い方について、手順を詳しく解説していきます。予定と、実績の送付について分けて紹介します。

①ケアプランデータ(予定)の連携

ケアプランデータ(予定)は居宅介護支援事業所から、介護サービス事業所へ送信されます。大まかな流れは以下の画像を確認してください。赤枠で囲まれた部分がケアプランデータ連携システムが関わる業務範囲となります。

まず介護支援専門員(ケアマネジャー)が手持ちの介護ソフトを使い、ケアプランデータを作成します。作成したデータをCSVファイルとして保存し、「ケアプランデータ連携クライアント」ソフトにアップします。

データはケアプランデータ連携基盤に保存されているので、介護サービス事業者は該当のファイルを選び、受信してください。CSVファイルを手持ちの介護ソフトで開いて、中身を確認しましょう。

②ケアプランデータ(実績)の連携

次に介護サービス事業所から、居宅介護支援事業所へ送信するケアプランデータ(実績)の送付方法についてです。基本的には、ケアプランデータ(予定)と流れは同じになります。

介護サービス事業者は、手持ちの介護ソフトを使って実績を入力します。入力したデータをCSVファイルとして保存し、「ケアプランデータ連携クライアント」ソフトにアップしてください。

介護支援専門員(ケアマネジャー)は、ケアプランデータ連携基盤から該当のファイルを受信し、お手持ちの介護ソフトで確認しましょう。

ケアプランデータ連携システムの導入を検討しよう

令和6年の介護報酬改定を踏まえ、国が進める介護事業のICT化。ケアプランデータ連携システムもその取り組みのひとつです。導入することで、これまで煩雑化していたケアプランやサービス利用票(予定・実績)のやり取りを効率的に進めることができます。

1年間の利用料は2万1,000円(税込)で、月々で考えるとひと月1,750円(税込)の負担となります。ただし利用するにはパソコンや介護ソフトの導入など事前準備が必要です。事業所はコストパフォーマンスの面も考慮しながら、ベンダーにも確認しながら導入を検討するとよいでしょう。

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