介護職員採用時の内定通知書とは?作成方法や必要項目、注意点を解説

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内定通知書

内定通知書とは、応募者に対して内定が決定したことを伝える書類です。作成・送付の義務はありませんが、口頭だけで内定を伝えた場合は後々トラブルに発展する場合もあるため、内定通知書として残しておくことをおすすめします。またトラブル回避だけではなく、適切な内容で送付することで、自社の採用力アップにもつながります。

今回は、内定通知書の基本を踏まえた上で作成方法や必要項目、送付のタイミングなどを例文とともにご紹介します。


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内定した応募者には内定通知書を送りましょう

内定通知書

採用活動で内定した応募者に対して、「内定通知書」を送付することがあります。この内定通知書は送付が義務化されてはいないものの、後々のトラブルを予防するためにも、内定者には送付しておくことが推奨される書類です。

今回は、内定者に対して作成・送付する内定通知書の基本知識とともに、混同されやすい「採用通知書」との違いや内定通知書の送付方法などについて解説していきます。

内定通知書とはどのような書類?

内定通知書 オファーレター

そもそも、内定通知書とはどのような書類なのでしょうか。「オファーレター」と呼ばれる書類で、企業が応募者に対し正式に内定を伝えるための書類です。作成が法的に義務付けられているわけではありませんが、多くの企業では内定者に送付しています。

採用活動時に送付する可能性がある書類の種類

採用活動を行っているとき、応募者に内定を伝える内定通知書のほかに、応募者に送付する可能性がある書類に以下の2種類があります。

・採用通知書
採用通知書は、「採用」が決定したことを知らせる書類です。こちらの書類も作成・送付の法的義務はなく、企業によっては内定通知書を兼ねた書類として作成する場合もあります。内定通知書と採用通知書を兼ねた書類を送付する場合は、あらかじめ応募者に内定した旨をメールや電話で伝えておいた方がよいでしょう。

・不採用通知
応募者の不採用を通知する書類です。企業によっては、書面ではなく不採用の旨をメールで伝えるのみというケースも多く見られます。ただし、面接時に提出した応募書類を返却する場合には、書面を作成して同封するケースが多いでしょう。

「内定」と「採用」の違い

採用通知書は、「採用内定通知書」として内定通知書と同じ書類として作成されることがありますが、元々この書類で伝えられる「採用」と「内定」は別の意味を持ちます。「採用」とは、応募者が試験や面接に通過したことを指す言葉です。

採用する企業は応募者を雇用する意思がありますが、応募者側は働く意思は示していない状態で、その企業で働くには応募者の意思の確認が必要となります。「内定」は、企業側が応募者を雇用する意思と応募者が入社する意思がある状態です。つまり、双方の同意が得られており、雇用関係が成立している状態という点が「採用」と大きく異なります。

内定通知書と採用通知書との違いとは

上記のように、「内定」と「採用」の意味合いは異なり、応募者に送付する内定通知書と採用通知書にも大きな違いがあります。内定通知書は、内定したことを応募者に伝える書類です。

民法上では、内定通知書は内定したことを示す証拠書類として有効であるため、労働契約の1つとみなされます。しかし作成義務がないことから、書類上で記載するべき項目も特に定められていません。

採用通知書は、応募者が採用選考を通過したことを知らせる書類です。単純に選考通過を知らせるだけの書類なので、法的に契約義務なども発生しません。

内定通知書作成で押さえておくべき基本情報

内定通知書の作成

ここまで紹介してきたように、内定通知書は送付の義務はなく、法定書面でもありません。そのためフォーマットがなく、各企業で記載内容を決められます。ですが、最低限内定通知書に盛り込むべき項目や内容は存在します。内定通知書を作成する際は、必要な項目や内容をきちんと盛り込みましょう。

内定通知書に必要な項目

内定通知書に記載するべき項目は、まず他の種類の書類と同じように、作成した日付と宛名、差出人が必須です。内定通知書は通常のビジネス文書と同じ扱いとされるため、本文の最初に時候の挨拶を入れましょう。そして、応募の御礼とともに内定が決定した旨を伝えます。

この文面は自由に作成できますが、内定した応募者の入社を後押しするような文面を組み込むのもおすすめです。そして入社に必要な書類や今後のスケジュール、内定取消事由についても明記します。内定承諾書など返送が必要な書類を同封した場合は、返送期限も記載しておきましょう。

内定通知書の例文

特に決まったフォーマットがない内定通知書は、前述の必要項目を盛り込めば比較的自由な文面で作成が可能です。逆に、どのような文面で作成すればよいいのか悩む場合は、テンプレートや例文を活用しましょう。以下に例文を紹介します。

(左寄せ)○○様(応募者名)
令和○年○月○日
株式会社○○ 代表取締役○○(左寄せここまで)

拝啓
貴殿におかれましてはますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、弊社の求人募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、貴殿の採用が内定いたしましたので、ご連絡させていただきます。
つきましては、下記同封の書類をご確認いただき、署名捺印の上、入社日にご持参いただければと思います。(【返送の場合】期日までにご返送いただきますようお願い申し上げます。)
(左寄せ)敬具

(中央寄せ)記
・同封書類 入社承諾書
      入社誓約書
      身元保証書
【返送の場合】・書類提出期限 令和○年○月○日

(左寄せ)本件に関する問い合わせ先  人事部人事課: ○○
TEL:○○-○○-○○

内定通知書を送る際の注意点

内定通知書 メール

内定が決定した応募者に対して送る内定通知は、内定通知書として書類を送るほか、メールで送るケースもあります。書類とメール、どちらの場合でも共通する送付のタイミングや同封書類など、内定通知書を送付する際の注意点を解説します。

内定通知をメールで連絡する場合

メールによる内定通知送付には、書類を送付するよりも早く内定を伝えられるメリットがあります。ただし、メールで内定通知を行う場合は、あらかじめメールで送付するという旨を応募者に伝えておきましょう。

メールで内定通知を知らせる場合の文面は基本的に書類と同じですが、できるだけ簡潔にわかりやすい内容にするのがポイントです。そして「どのような点が採用に至ったのか」や「一緒に働くのを楽しみにしている」など、内定者がこの会社で働くのを楽しみだと感じるよう、採用担当者の気持ちを込めた内容にしましょう。

内定通知書を送るタイミング

内定が決定した応募者へは、どのタイミングで内定通知書または内定通知のメールを送付するべきでしょうか。一般的には、内定が決まったらできるだけ早い段階で送付するものだといわれています。

できれば、内定決定後1週間以内に通知するとよいでしょう。というのも、応募者が入社を決めた理由として最も多かったのが「最初に内定が出た」という理由だったという調査結果があるからです。

つまり、できるだけ早く内定通知を知らせれば、応募者の承諾率が高くなると考えられるというわけです。郵送で内定通知書を送付すると、メールよりも数日のタイムラグが発生することがあります。

郵送でもスピーディーに内定を通知したい場合は、送付前に電話で一度内定を伝えるのも1つの方法です。

内定通知書と同封する書類

内定通知書の例文にも挙げたように、内定通知書を送付する場合は同封書類として応募者が内定を承諾する旨を伝える「内定承諾書」、入社の意思の確認と身元を確認するための「入社誓約書」等を同封するのが一般的です。さらに、「身元証明書」や「条件提示書」、「労働条件通知書」を同封する場合もあります。

これらの同封書類は、応募者が内定を承諾する場合は記入捺印をして返送しなければなりません。そのため、内定通知書には同封書類返送のために宛名を記入した返信用封筒を同封すると、より丁寧な対応となるでしょう。

内定通知書は速やかに求職者に送付しましょう

内定通知書 求職者

内定通知書を送った時点で、応募者との間で雇用契約が成立した状態となります。内定が早ければ早いほど、内定承諾率が高くなることも見込まれるため、内定が決定した応募者に対しては、速やかに内定通知書を送付しましょう。

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