新型コロナウイルスと勤務表作成・調整・管理

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新型コロナウイルスと勤務表作成・調整・管理

新型コロナウイルスの感染が拡大する中「高齢者施設」のクラスターなどが増加しています。もはや明日は我が身!と感じておられる方も多いかと思います。

特にデイサービスやショートステイご利用に際し、「ご家族から体調管理のヒアリングが適切に出来ていない」ことが原因で、ご利用中に体調を崩され、PCR検査の結果陽性になるケースも多いです。

また職員が陽性になるケースでは、「毎年花粉症になるから、なんか咳き込むけど、熱がないから」「元々平熱が高いから」と思って働いていたら、PCR検査が陽性だった・・・・というケースもあります。

陽性者の職員や利用者が出た施設の管理者に聞くと、「自己申告を信用してしまった」や「ご家族からきちんと利用日前の食欲がないなどのヒアリングが出来ていなかった」と入口を抑えれば、陽性者が出ても職員が媒介になり、感染させることもなく、また陽性者のご利用者が出たことで、他の利用者のケアマネジャーやご家族に不安を与え、PCR検査で陰性になっても以後、利用を控えられる方も出ておられます。

新型コロナウイルスが蔓延してから一年が過ぎ、蔓延当初にきちんと決めていたルールが曖昧にされて、管理職などは「やっていたつもり」「やっていたはず」、職員も「分かっていたつもり」「分かっていたはず」と双方の感染予防のズレも生じています。


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新型コロナウイルスが感染・蔓延すると勤務表上にはこのような調整が生じる

職員の子供ので部活動、新型コロナウイルスが蔓延した。

子供は濃厚接触者でなく、PCR検査では陰性だが、しばらく学童保育も控えなければ

ならないので、預けるところもないので、早く帰れるように勤務表の調整してほしいと、パート職員から依頼される。

非常勤介護職員のご主人の会社の同僚が、新型コロナウイルスに感染した。

ご主人は濃厚接触者ではないが、職員には経過観察のため一週間お休みを取るように話、勤務調整をしなければならなくなった。

デイサービスの非常勤職員看護師が新型コロナウイルスに感染した。

看護師と機能訓練指導員も兼務しているが、新型コロナウイルスの特例措置で1ヶ月、1日でも出勤し、病気で有休など利用していれば、看護師配置の欠如による減算は求められないが、勤務調整をしなければならなくなった。

これは私が相談を受けた一部ですが、職員自身だけでなく、家族の状況からも勤務調整をしなければいけない状況になります。

特に夜勤業務を伴う施設などは、夜勤に入る職員が少ない中、夜勤に携わっていた職員が陽性者になるや濃厚接触者になると、他の職員に夜勤を依頼しなければならず、その職員にも心身的に負荷がかかる懸念、管理職が夜勤業務の人員を補うために夜勤を担わなければいけない状況の場合には、日中業務の報告・連絡・相談がスムーズにいかなくなるなど支障も生じます。

新型コロナウイルスに打ち勝つ!いざという時に慌てない!勤務表作成・調整・管理のための人材戦略とは

以前、私が施設や訪問介護で、管理職として勤務表作成や調整・管理に携わっていた際には、自分で作成したエクセルで勤務表作成、訪問介護の場合は、お客様への訪問予定表も作成し、お客様の体調不良などのサービス中止や変更、追加、職員の急な休みの際の職員の変更の場合には、エクセルで印刷をした勤務表に、赤ペンで中止、変更、追加の内容を記載をしていました。

自分で作成し見やすいと自己満足をしていたエクセルの勤務表やお客様の中止や変更、職員がサービス提供時間の稼働が増えれば増えるほど変更も、分かりづらく、煩雑になり、職員が訪問予定表を見間違い、訪問介護で中止になったお客様のお宅を訪問したり、逆に曜日や時間変更、追加になったお客様のお宅の訪問時間を間違えてしまったり、不訪問をしたりと勤務表や訪問予定表にまつわる数々のトラブルの経験をしてきました。

またトラブルだけでなく、その精査と勤務表の見直しに追われ、休みの日にも自宅で、勤務表と悪戦苦闘していましたが、これではまた間違いが生じてしまうと、訪問予定表を東西南北に分けて、職員もチーム分けし、正職員をルートリーダー、その下に稼働率の高い非常勤をルートサブリーダーにし、勤務表、訪問予定表の作成、変更、管理を管理者である私には報告・連絡・相談をすることを前提に任せることにし、勤務表、訪問予定表にまつわるトラブルもなくなり、職員に勤務表、訪問予定表の責任意識や声がけも生まれ、任せることで大変良い方向に向かいました。

勤務表作成・訪問予定表、実績管理を全て、エクセルなどを活用し、一人で全て管理するには、私の経験のように、大変な苦労があります。

お陰様で私の場合は、職員に協力性を得られ、改善も出来ましたが、皆さんの職場によっては「私はパソコンが苦手だから・・・」「ケア業務以外の事務業務や管理業務はしたくない」と、協力性が得られない場合もあるかと思います。

このような場合は結局、限られた管理職や職員だけに負荷がかかり、良い方向には向かわず、最悪、その重要な業務を担っていた方が疲弊し、退職するという状況に陥ってしまいます。

そうなる前に、介護経験や資格がなくても「パソコンが得意」「人の役に立つのが好き」といった新たな人材を採用されることもご提案しています。

採用の際には皆さん、介護現場の経験や資格を求め、「即戦力がある方!」とご要望をされますが、介護報酬改定により加算取得のハードルと時代の変化で顧客ニーズが上がる中で、事務スキルや人間性は、今後大いに介護業界には求められます。

互いにどのような時も、疲弊せず、働ける環境こそが、介護事業で生き残るコツになります。

新型コロナウイルスにより、皆さんに新しい生活様式が求められるようになったように、私たち介護業界も時代に合わせた新しい採用様式が求められるようになっておりますので、採用や業務改善の際には、是非、その旨もご留意下さい。

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