障がい福祉サービスから、介護保険サービスまで多角的に事業を展開している株式会社あゆみ工房。障がい福祉サービスにも使いやすい勤怠管理システムを探すうちに、シフト作成ができるうえに、勤務形態一覧表をエクセルで出力できるシフト管理サービス「CWS for Care」に興味を持ってくださったそうです。

今回は株式会社あゆみ工房の代表取締役社長 宍戸様と、シフト作成などを担当されている従業員の高橋様に、CWS for Careの導入経緯や利用状況についてお話を伺いました。

導入前の課題

・紙で行っているシフト作成や勤怠管理をIT化したい
・ 勤務実績の管理にかかる時間を大幅に減らしたい

CWS for Careを選んだ理由

・介護業界に特化したシステムで、複数職種の兼務や事業所をまたいだ兼務の管理ができる
・ 運営指導や監査などでそのまま利用できる勤務形態一覧表の作成、出力ができる

丸々3日かかっていたシフト作成と勤怠実績の集計作業

CWS for Careの導入前はシフト作成や実績管理はどのように行っていましたか？

宍戸様：導入前はシフト作成も勤怠管理もすべて紙で管理しており、手作業で行われていました。シフト作成の手順としては、私が最初に人員配置基準など遵守すべき法律に基づいて、元となるシフトを手書きで紙にまとめます。その後、シフト作成担当の高橋が職員の希望なども配慮しつつ、整えるという流れです。

やはり一番大変なのは常勤や非常勤、兼務などさまざまな勤務形態の職員を調整する作業ですね。8時間勤務の常勤職員でも、施設によっては配置基準上、そこまで人員を必要としない場合もあり、ほかの施設のシフトに入ってもらう必要があります。さらに職員ごとに力量や資格の有無も異なるため、各施設の人員のバランスを取ることが非常に難しく、時間がかかっている作業だと思います。

高橋様：タイムカードもなかったため、勤務実績は出勤簿にハンコを押してもらう、アナログな方法で管理していました。特に実績をまとめる作業が一番大変で、ほかの仕事を放って取り組んでも丸々2〜3日間はかかっていましたね。特に祝日や大型連休の影響で、給与の締め日から、振込手続きまでの日数が少ないときは精神的なプレッシャーを感じることもありました。施設や事業所が複数あるため、出勤簿を回収する作業も負担でした。

システムの導入を検討されたきっかけについてお聞かせください。

宍戸様：やはり労働基準法の改正が大きかったですね。客観的な記録による職員の勤務時間の正確な把握と管理が義務付けられたため、これまでのように紙で管理し続けることは難しいと思いました。厚生労働省のガイドラインでもタイムカードやパソコンでの管理が推奨されています。そのため、弊社もIT化が必要と感じ、タイムカードやシステムの導入を考えるようになりました。また、勤務状況を正確に把握するだけでなく、職員の長時間労働も防がなければなりません。シフト作成や勤怠管理にかかる負担を軽減するためにも、システムの導入が必要と感じました。

厚生労働省の様式に沿った勤務形態一覧表をラクに出力できる点に惹かれて

CWS for Careを導入いただいた決め手は何だったのでしょうか？

宍戸様：厚生労働省の様式そのままの勤務形態一覧表を出力できる点が、一番の決め手になりました。監査では、約1年分の勤務形態一覧表の準備が必要なため、勤務形態一覧表が簡単に作成できる機能は非常に魅力的でした。

あとは介護に特化したシステムという点も大きかったですね。これまでさまざまな勤怠管理システムを見てきましたが、一般的なシステムでは介護特有のルールに対応していないため、使い勝手が良くなかったんです。CWS for Careには兼務管理ができる機能などもあって、まさに私たちが求めていたシステムだと思いました。タイムカードと勤怠管理システムもあわせてご案内いただき、一緒に導入しました。

高橋様：私は、勤務形態一覧表がエクセルで出力できる点が非常によいと思いました。出力されたエクセル微調整することにより、障がい福祉サービス指定のフォーマットに沿った勤務表を作成することができるからです。障がい福祉サービスに特化したシステムはあまりないため、エクセルで出力できる機能は重宝しています。複数の事業を展開する弊社には非常に使いやすいシステムだと思いました。

実際に利用してみて率直な感想をお聞かせください。

高橋様：作業時間が大幅に減ったことを実感しています。タイムカードの打刻データが自動で集計されるため、勤務実績をまとめる手間が減り、1日程度で作業が完了できるようになりました。データで管理できることによって出勤簿を回収してまわる手間もなくなり、時間的な余裕が生まれたと感じています。余裕を持って給料の振込手続き日を迎えられ、心理的な負担から解放されましたね。まだ使い始めたばかりでシフト作成時の兼務の機能は使っていないのですが、その機能も含めるとさらに作業時間が短縮できるように思います。

宍戸様：今まで出勤簿が手元に来るまでは見えなかった職員の動きが、リアルタイムでよくわかるようになりました。高橋からの情報をもとに、職員の勤務状況を見直したり、職員とコミュニケーションをとったりするきっかけにしています。

時間の余裕が心の余裕を生み、好循環へ

シフト作成や勤怠管理の悩みを抱える介護事業者様にメッセージをお願いいたします。

宍戸様：小さい介護施設や、職員数の少ない障がい福祉サービスなどでは、未だに紙でシフト作成や勤怠管理をしている事業所も多いかと思います。でも弊社のように複数のサービスを提供していたり、多角的な事業展開を目指したりしている事業者にとって、作業の効率化を図れるITの導入は非常に重要です。職員の動きも見えやすくなるため、人員体制を見直すきっかけにもなりました。

システムの導入は初期費用がかかりますが、長い目で見れば、業務にかかる時間を短縮でき、生産性の向上が目指せます。さらに時間にゆとりができることで、心に余裕も生まれるでしょう。小さい施設や事業所では、社長自ら管理者を担う場合も多いと思いますし、職員との関係性を築くことは非常に大事です。精神的に余裕があることで、職員にも広い心で接せられるようになり、事業所内の雰囲気もよくなると思います。

システムをうまく頼れば、業務の効率化や職場の関係性の向上にもつながり、好循環が生まれるはずです。法の改正から、今後はどんな事業所でも職員の労働時間の把握や適切な管理が必要となりました。CWS for Careは介護事業者のシフト管理にぴったりなシステムです。まずはどんなことができるか、伺ってみてはいかがでしょうか。

株式会社あゆみ工房の宍戸様、高橋様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。