福岡県大牟田市で「小規模多機能施設わたぜ」と「小規模多機能施設くぶき」を運営する株式会社銀水会。常に人手が足りない状態のなか、シフト作成にかなりの時間を費やしていたため、「事務作業をもっと効率化できないか？」「各事業所のデータを上手に活用できないか？」と考えたのが、システムの導入のきっかけだったそうです。
今回は株式会社銀水会の代表取締役 田中 久子様にCWS for Careの導入についてお話を伺いました。

導入前の課題

・シフト作成や勤怠管理の時間を削減したい
・業務を効率化し、利用者様の対応の時間を増やしたい

CWS for Careを選んだ理由

・介護業界に特化しており就業情報の一元管理で業務を効率化できる
・エクセル形式のシフト表が作成できるので、導入の際の抵抗が少ない

シフト作成、勤怠管理…煩雑な事務作業が職員の業務を圧迫

CWS for Careご導入前はシフト作成や勤怠管理、給与計算はどのように行なわれていましたか？

システムの導入検討されたきっかけは何だったのでしょうか？

シフト表の作成は、主に各事業所の主任が行っておりますが、ひと月のシフト作成に7～8時間程度、修正等の作業も入れるとかなりの時間を費やしていました。介護の現場は常に人手が足りない状態ですので、「事務作業をもっと効率化できないか？」「各事業所のデータを上手に活用できないか？」と考えたのがシステムを入れようと思ったきっかけです。 また、大牟田市の中小企業IT導入支援事業費補助金が利用できた点も導入検討の後押しになりました。

介護業界特有の要件に対応していることが導入の決め手

CWS for Careをご導入いただいた決め手は何だったのでしょうか？

数ある勤怠管理システムの中から、CWS for Careを含む三社に絞り、比較検討しました。
一般企業向けの勤怠管理システムでは「職種の兼務」や「日をまたぐ夜勤の管理」「エクセル形式のシフト表の出力」など、私たちが求める要件を満たしているものが少なく、これでは私たちがシステムに合わせなければならないので、かえって手間がかかってしまうのではと思いました。

そこで、介護業界に特化している CWS for Care と、他一社に詳しくお話を伺いました。二社を比較すると、CWS for Care は行政の実地指導の際に必要な勤務形態一覧表の出力や加算要件の集計など、介護事業者が「あったらいいな」と思う機能が備わっていました。 介護業界は保有資格や経験年数、兼務の状況など、複雑な情報を組み合わせたデータが必要になります。CWS for Careは職員情報を正確に登録することで、必要なデータを自動で出してくれます。これまでエクセルで個別に作成していたデータを毎月自動で出せるのはとても魅力的でした。

CWS for Careを導入する際に懸念点はありましたか？

パソコンやタブレットに不慣れな職員が多く、システム導入に対し抵抗感のある職員もいましたので、使いこなせるか少し不安がありました。CWS for Careは直感的に使えるような操作画面でしたし、サポート体制も充実していたので、「慣れれば使いこなせるから大丈夫！」とポジティブな声かけをしながら説得をしました。「自動計算してくれるから作業が楽になる」「紙で管理しなくて良くなるよ」など、システム導入のメリットを伝えたことも、前向きに取り組んでもらえるきっかけになったのではないかと思います。

導入後、操作がわからない部分や疑問点は、導入サポートの皆さんが丁寧かつ迅速に対応してくれたので、安心して使うことができてよかったです。おおよそ導入4ヶ月〜半年くらいでどの職員も作業に慣れて、使いこなせるようになりました。

CWS for Careを使っている職員は40〜60代です。パソコンのローマ字入力も難しい職員でも使いこなすことができるようになったのは、その使い易さと手厚いサポートのおかげだと思っています。今では「以前の管理方法には絶対に戻りたくない」といった声もあるくらいです。

シフト作成時間の削減に成功！集計作業もスピーディに。

実際に使ってみてどんな効果を実感しましたか？

今まで7〜8時間かけて作業していたシフト作成時間が、2/3程度に減りました。CWS for Careに入力すれば、日ごとの人数や職員ごとの勤務予定時間が自動で集計されるので、これまで電卓を使っていた作業の手間が削減できたからだと思います。特に午前中と午後で、シフト人数が自動で表示される機能が便利で魅力的でした。シフト変更をする際も同様に自動集計されるので、シフト作成を行う担当職員から作業が非常にラクになったという声もありました。パソコンやスマホの操作に慣れている人であれば、もっと作業が短縮できて、1/3程度まで作業時間を減らせるのではないかと感じています。

また、以前のシフト作成方法だと、所定の労働時間で計算するパート職員の場合、15分や45分など60進法の計算は専用電卓が必要で難しく、人的ミスにつながりやすいと感じていました。自動計算によって、ミスなく作業できる点も助かっています。

特に作業の負担となっていたシフトの集計作業はいかがですか？

これまで月初から最短で4〜5日かかっていたシフトの集計作業も、遅くとも3日程度で完了できるようになりました。早いと1日で集計作業が完了することもあります。今までは月末の締め日を迎えてからでないと集計作業ができず、シフトと勤務時間にズレが生じた場合、遡って確認する作業に手間がかかっていました。たとえば時間外労働や勤務の変更が生じているのに申請漏れがあると、なぜシフトと相違があるのか管理する職員も忘れていて、従業員への確認作業に時間が取られてしまっていました。

現在はシフトとタイムカードの実績に相違があると、システム上でエラーメッセージが出るため、記憶が新しいうちに申請書類の承認とシフトの変更を行う癖が自然とつきました。リアルタイムでの確認および、途中経過もチェックできるので、その都度シフトの調整作業が行え、ミスの削減につながっています。何より月初に一気に行っていた作業が分散されたことで、作業負荷と心理的な負担が大幅に減ったと感じています。

システムを活用することで自信を持って運営できるように

シフト作成や勤怠管理システムの導入を検討される介護事業者様にメッセージをお願いいたします。

CWS for Careは介護業界に特化しているので、一般企業向けの勤怠管理システムでは対応できなかった介護特有の要件までしっかりカバーしてくれます。さらにエクセル形式の帳票出力なので、出力したデータを自由に活用することができます。

事務作業にかかる時間の短縮はもちろんですが、精神的なストレスが軽減した点が大きなメリットでした。特に月初の集計作業は給与計算に関わるため、「早くデータを提出しなければ」というプレッシャーが担当職員にかかっていて、ストレスになっていたと思います。今はスケジュールに余裕を持ち、自信に満ちた顔でデータを提出してくれるようになりました。

給与計算に関しても、従業員ごとに時間外労働や週ごとの労働時間がひと目でわかる機能が助かっています。弊社の社会保険労務士の先生も充実した機能に安心していました。CWS for Careを導入したことで、自信を持って事業を運営できるようになったと感じています。

最後に、現在、国や地方自治体において、様々なIT導入補助金等の制度があります。システム導入には高額の費用がかかりますので、補助金を活用できれば初期費用を抑えることができます。インフォコムさんも様々な情報をお持ちだそうです。まずはお気軽にご相談されてみてはいかがでしょうか。

株式会社銀水会の田中久子様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。