介護事業所のシフト管理システムはどう選ぶ？チェックポイント7つを解説

シフト管理システムの導入を考えている介護事業者様必見！失敗しないシフト管理システムの選び方を詳細にまとめました。

現在、シフト管理システムにはさまざまな種類があります。自社に合うシステムを導入するためには、人員配置や加算など介護業界特有の要件をカバーできるかなど、選定のポイントを押さえておく必要があります。

紙やエクセルでのシフト作成・管理にストレスを感じている担当者の方もぜひチェックして、シフト管理システム導入のメリットを感じてみてください。

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シフト管理システムとは

シフト管理システムとは、シフトの作成や調整などができる専用システムのことです。インターネットを介するクラウド型のサービスや、自社でソフトウェアなどを購入して利用するオンプレミス型のサービスが存在します。エクセルで行うシフト管理とは異なり、複雑なシフトの作成やきめ細かなチェックができるなど、さまざまなメリットがあります。

とくに介護現場では職種の兼務や人員配置基準のチェックなど、留意すべき点が多く、シフト管理が煩雑になりがちです。介護事業所向けのシフト管理システムを使うことで、法令を遵守した正しい介護事業所の運営が実現します。

シフト管理システム導入のメリット

シフト管理システムを導入する主なメリットは、シフト作成時間の短縮です。

たとえば紙に手書きをして管理している場合、修正が必要になれば書き直す手間が発生します。エクセルは自動計算が可能ですが、事前に数式を組み込まなければなりません。システムの場合、1日の出勤人数を自動計算してくれたり、シフトの変更も簡単にできるので、シフト作成にかかる工数を大幅に削減できます。

また、エクセルに複雑な計算式やマクロを組み込んでいる場合、ファイルを作成した担当者が退職してしまい、シフト作成ができなくなったといったケースも良く耳にします。シフト管理システムであれば、誰でも簡単に使用できるので、作業の属人化の防止にもなります。

さらに、シフト表や実績を取り込んだ後の勤務形態一覧表などの帳票を出力できるシステムを選ぶと、より一層、作業時間の軽減につながります。勤務形態一覧表の作成は手間のかかる作業のひとつです。帳票作成の負担を減らしたい事業者は導入を検討してみましょう。

シフト管理システムの主な導入形態

シフト管理システムの形態は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。クラウド型はインターネットを介して利用するクラウドサービスです。一方、オンプレミス型は自社内にサーバーやシステムを構築して利用します。それぞれのメリットとデメリットを以下にまとめました。

上記のメリットとデメリットを理解し、自社に合うシステムを選ぶことが大切です。初めてシステムを導入する場合は、費用が比較的安価で、メンテナンスの手間もかからないクラウド型が使いやすい傾向にあります。

介護事業所におけるシフト管理システム導入でよくある失敗

自社に合うシフト管理システム選びには、よくある失敗事例を先に知っておくことが大事です。ここでは3つの事例を紹介します。

従業員が使いこなせない

特に多いのは、せっかく導入したのに使いこなせていないというお悩みです。便利な機能が多くあるシステムを選んでも、実際に使う従業員がITに慣れていない場合、使いこなせず無駄になってしまうことがあります。事業所の規模に合った機能や、誰でも使いやすいシステムを選ぶことが大切です。

なかにはシフトの自動作成機能の条件設定が多く、入力が面倒だったために、結局一部の機能しか使えていないという事例もあります。複雑なシステムはその分従業員の負担が大きくなってしまうので注意しましょう。

介護特有の勤務形態に対応していない

一般的なシフト管理システムを導入したものの、介護現場のシフト作成には合わず失敗してしまった事例もあります。

一般企業向けのシステムでは、職種兼務や人員配置基準など介護特有の要件はカバーしきれません。担当者の負担を減らすには、介護業に特化したシステムの導入を検討しましょう。

シフト作成時の負担が減らなかった

シフト管理システムを導入したのに、シフト作成にかかる時間がそこまで短縮できなかったという声もあります。特に導入を決める前に、よく検討しておきたいのがシフトの自動作成機能です。

自動作成機能は便利なイメージがありますが、シフトの7～8割までしか作成できないシステムが多く、残りの2～3割は担当者が埋めなければなりません。残りのシフトを考える作業はまるでパズルのピースを埋めるような感覚で、かえって負担になってしまったというケースも見受けられます。

直感的に操作ができるガントチャート式のシステムなどもありますので、担当者の希望を聞きながら検討するとよいでしょう。

シフト管理システムを選ぶ際にチェックしたい7つのポイント

シフト管理システムの選び方として、7つのチェックポイントを紹介します。導入を考える際に、最初に検討すべき内容から順番にまとめました。

1.効率化したい業務に対応可能か

どの業務を効率化または自動化したいかによって選ぶシフト管理システムは異なります。たとえば人員配置のチェック機能やシフトの自動作成機能など、必要な機能が備わっているか確認しましょう。その際はシフト作成を担当する従業員から意見を聞き、使いやすいシステムを選ぶことが大事です。

また、機能が豊富なシステムは魅力的に見えますが、使いこなせなければ無駄になってしまう可能性があります。最低限必要な機能が備わったシステムを選び、後ほど別のシステムと連携させる方法もひとつの手といえます。勤怠管理システムや給与システムなど、ほかのシステムと連携できるかもチェックしておきましょう。

2.自社の規模に合っているか

シフト管理システムは、数万人規模のシフトが管理できるものから、少人数向けのものまで、企業規模別に使いやすいシステムが異なります。

大規模なシステムは費用が高額になりがちなので、規模の小さい事業所では導入費用を回収できないかもしれません。事業をうまく成長させるには、自社に合った規模のシステムを利用するのが大切です。

3.誰でも使いやすいシステムなのか

使いやすいシステムを選ぶには、操作性や画面の見え方をチェックすることが大切です。設定項目が多かったり、複雑な作業を要したりするシステムは従業員が使いこなせない可能性があります。操作画面の情報が多いシステムも、人によっては使いにくいと感じる場合があるでしょう。

ボタンの位置がわかりやすかったり、ひと目見て直感的に使えたりするシステムを選ぶと、誰でも運用しやすいと考えられます。また、本格的な導入の前に、無料トライアルや体験版が利用できるシステムだとより安心です。

4.人員配置基準や加算要件の自動チェック機能があるか

介護の現場では人員配置や加算要件のチェックが重要となります。特に人員配置基準に違反しないように、シフト管理者は十分気を付けなければなりません。

人員配置基準を満たしているか自動でチェックできる機能があると、法令順守の面でメリットがあるうえに、管理者の負担も減らせるでしょう。また、申請している加算に合わせて要件がチェックできれば、業務効率アップにつながります。

ただし人員配置基準や加算要件のチェックなど介護業特有の機能は、一般的なシフト管理システムには搭載されていない可能性があります。介護業に特化したシステムを選ぶことが重要です。

5.職種の兼務、事業所間での兼務に対応できるか

介護では複数の職種を兼務する従業員もいるため、シフト作成時にその設定ができるかも重要なチェックポイントです。まず、同日内で複数職種にわたる兼務業務を設定できるか確認しましょう。また、複数の事業所間や、サービス間での人材共有、兼務を設定できると便利です。

一般企業向けのシフト管理ツールでは上記の様な介護特有の要件には対応できない場合が多いため、介護専用のシステムのほうが使い勝手がよいといえます。

6.運営指導に必要な帳票出力ができるか

帳票の作成は時間がかかるので、シフト表を活用してそのまま出力できる機能があるとよいでしょう。

特に勤務形態一覧表は、6年に1回の事業所指定更新や処遇改善加算の申請、運営指導など定期的に必要になってくる書類です。国が指定した指定様式で出力できるかも、システムを比較する際のポイントとなります。

そのほか、シフト表や出勤簿なども出力できると便利です。

7.サポート体制が整っているか

システムをうまく活用していくには、メーカー側のサポート体制も重要となります。トラブルが起きたときや、確認したいことがある際に、どこまでサポートしてもらえるのか事前に確認しておきましょう。サポート内容が有料か無料かも重要なポイントです。

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よく比較して自社にぴったりのシステムを選ぼう

介護業のシフト管理システムは、実際に使う従業員の意見をヒアリングしながら、現場で使いやすいシステムを選ぶことが大切です。職種兼務の設定や人員配置基準のチェックなど、介護特有の要件に対応できるかも重要な判断ポイントとなります。さまざまあるシフト管理システムをよく比較して、事業所の規模や業務内容などに合わせて選びましょう。

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