利用者の状況に応じて、ケアプランに変更が生じることがあります。通常、変更を行う場合は再度アセスメントの確認とサービス担当者会議を行わなければなりません。しかし、変更内容が「軽微な変更」に当てはまれば、これらを省き、ケアプランを同じ用紙に見え消しすることで対応できます。この記事では、正確な判断や対処が求められ、多くのケアマネジャーの悩みの種でもある「軽微な変更」について、詳しく説明していきます。
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目次
ケアプランにおける「軽微な変更」とは？
ケアプランの変更が「軽微な変更」に当てはまれば、アセスメントやサービス担当者会議、ケアプランの再作成、再交付などの省略が可能です。「軽微な変更」については、厚生労働省の老健局振興課作成の「介護保険最新情報Vol.155」に詳細が記載されています。ただし、「軽微な変更」に当たらないケースで必要な手続きを省略してしまうとペナルティが発生する可能性があるため、正しく判断しなければなりません。該当するかどうか自信がないときは、必ず役所に確認してから変更するようにしましょう。
「軽微な変更」の事例
「軽微な変更」に当てはまるのはどのようなものでしょうか。「介護保険最新情報Vol.155」には9つの具体的な事例が記載されています。その中から解釈ミスが多いものについて説明していきます。
サービス回数の変更
同一事業者における週1回程度のサービス利用について回数が増減する場合は、「軽微な変更」に該当する可能性があります。この場合は、ケアプラン第2表の「頻度」の欄や第3表について変更が必要です。サービス担当会議は義務付けられませんが、変更について担当者に周知しておきたい場合は、サービス担当者会議を実施したり、意見照会を行ったりすることもできます。支援経過に記録してケアプランを変更しましょう。
サービス提供の曜日変更
利用者の体調不良や家族の都合などで臨時的、一時的に行われる単なる曜日や日付の変更は、「軽微な変更」に該当する可能性があります。この場合は、サービス担当者との調整をしっかり行ったうえで、ケアプランの第3表を一時的に変更し、支援経過に記録すれば一連の業務を省略することができます。
サービス内容のみの変更
目標達成のために利用するサービスの内容を変更する場合も「軽微な変更」に当てはまります。ただし、第1表の総合的な援助の方針や、第2表の生活全般の解決すべき課題、目標、サービス種別などが変わらない範囲である必要があります。当てはまる場合は、利用者や家族、他のサービス担当者と調整したうえで第2表を変更し、支援経過に記録しておきましょう。
サービス期間の延長
目標期間を延長する場合も「軽微な変更」に該当する可能性があります。ただし、単なる目標設定期間の延長であり、ケアプラン上の目標設定を変える必要がない場合に限ります。当てはまる場合は一連の業務を省略し、支援経過の記録、利用者とサービス担当者への周知を行うことで変更が可能です。
事業所や福祉用具の変更
目標やサービス内容は変わらないけれど、利用者の状況以外の原因で在宅介護サービス事業所を変更することになった場合は、「軽微な変更」に該当する可能性があります。
例えば、事業所の閉鎖に伴って、受けるサービスの内容は変わらないが、在宅介護サービス事業所の変更が必要になった場合などは「軽微な変更」に該当します。（居宅介護支援事業所を変更する場合は軽微な変更には該当しません）
そのほか、福祉用具を同等の用具に変更する場合も、機能の変化を伴わない場合に限り「軽微な変更」に該当します。
「軽微な変更」に該当しない事例
「軽微な変更」に該当するかどうかは、文言を正確に読み取って判断する必要があります。
例えば、担当介護支援専門員の変更について、「介護保険最新情報Vol.155」では
契約している居宅介護支援事業所における担当介護支援専門員の変更（ただし、新しい担当者が利用者はじめ各サービス担当者と面識を有していること）のような場合には「軽微な変更」に該当する場合があるものと考えられる
介護保険最新情報Vol.155
とあります。
担当支援介護支援専門員の変更は「軽微な変更」に該当しますが、これは同一事業所における場合のみです。たとえ、引き続き同じ担当介護支援専門員に以前と同じケアプランで担当してもらうとしても、居宅介護支援事業所が変更になる場合は「軽微な変更」に該当しないのです。
そのほか、継続的、かつ計画的にサービスの提供時間を変更する場合も「軽微な変更」には当てはまりません。認められているのは一時的、臨時的な変更であり、「どうしても外せない用事があるので1日だけ訪問時間を午前中から午後に変更してもらったが、その方が都合が良いのでずっと午後に変更したい」といった場合は「軽微な変更」にはなりません。サービス担当会議を開くなど、通常の手続きが必要です。 同様に、週1回程度を超えてサービス利用回数が増減する場合は、たとえ同一事業所内における変更であっても「軽微な変更」には該当しません。新規サービス、福祉用具の種目を追加する場合も、手続きを踏む必要があります。
「軽微な変更」を行う際の対応とは？
「軽微な変更」に当てはまると判断した場合は、ケアプランの該当する箇所を見え消しで変更します。別の用紙に記載するのではなく、同一用紙に分かりやすく記しておきましょう。この際、変更日時を冒頭に明記しておくことが大切です。続いて、支援経過記録に「軽微な変更」がどのように行われたか、なぜ変更したのかなど、経緯を記します。サービス利用者や家族の同意を得た年月日、確認した方法についても記載が必要です。そのうえで、ケアプラン第2表に定めたサービス事業所など関係各所に、どのような変更を行ったか情報を共有しておきましょう。「軽微な変更」においては、サービス担当者会議が義務付けられていません。しかし、ケアマネジャーがサービス担当会議を行ったほうが良いと判断した場合は実施することが可能です。そのほか、各事業者に意見照会を行うなどして情報共有を行うことで、よりスムーズなサービスを提供するよう努めるとよいでしょう。
「軽微な変更」を行う際の注意点
「軽微な変更」の解釈を誤り、実際には必要なサービス担当会議やケアプランの作成を省略してしまった場合、運営基準の違反となり、ペナルティが課されます。介護報酬の返還や減算だけでなく、場合によっては特定事業所加算の返還など、事業所運営に大きな影響を及ぼすほど多額の返還を求められる可能性もあるため注意が必要です。
運営基準減算による介護報酬返還のリスク
「軽微な変更」に当てはまると勘違いして、サービス担当者会議を行わなかった場合、運営基準減算のペナルティが課されます。減算となる期間は、該当する状態が始まり、解消された前月までです。減算の割合は所定単位数の100分の50ですが、その状態が2ヶ月以上継続している場合は所定単位数の100分の100が減算となるため、介護報酬のすべてを返還することになります。事業所自体が解釈ミスをしている場合、長期に渡る多額の報酬返還が発生する可能性もあります。
特定事業所加算の全額返還のリスク
「運営基準減算」になると「特定事業所加算」も、全額返還しなければならなくなります。加算の条件に「運営基準減算」に該当しないことが定められているからです。
特定事業所加算は1～4の4種類があり、それぞれの加算の割合は、以下の通りです。
居宅介護支援の場合
1：月500単位
2：月400単位
3：月300単位
4：月125単位
訪問介護の場合（基本料に対し）
1：20％
2 / 3：10％
4：5％
このすべてについて返還が求められることになります。
十分な注意をした上で「軽微な変更」を取り扱おう
ケアプランを変更しなければならなくなった場合の「軽微な変更」について、理解することができたでしょうか。「軽微な変更」であれば大幅に手続きを省くことができますが、解釈をミスすると事業所の運営自体に大きく影響します。十分に注意を払い、少しでも不安がある場合は関係各所に確認して、ペナルティを受けないように実施しましょう。
