介護現場で活かす！書類の保管・管理

施設や事業所には、保管、管理が必要な重要な書類がたくさんあります。これらを適切に管理・保管をされないと、法令遵守違反になりますので、今回は「書類の保管・管理」について、ご紹介をしますので、皆さんの施設や事業所の業務の見直しに、ご活用いただけたら幸いです。

書類の保管・取扱いに注意しましょう！

施設や事業所には保管が必要な文書や書類、帳票類があります。それぞれの書類の重要度によって、保管方法、保管場所、保存期間が違います。

≪保管のポイント≫

背表紙はファイルの内容がひと目でわかるように書くと便利です。たとえば、利用者ファイルなら「利用者名」「認定期間」を記載しておきます。

例：「○○○○様（認定期間R○年○月～R○年○月まで）」

社内文書、個人情報の入った書類などの取り扱い

施設・事業所外への持出し、またはコピーは厳禁です！

法人内にはこのマニュアルを含め、業務に関係する情報や書類、「就業規則」「規程（規定）」などの文書がありますが、どれも大変重要なものです。許可なく施設、事業所外へ持出したり、コピーをとったりすると懲戒処分となります。また、退職後に情報を持出すことは一切禁止します。

• 保管方法：種類別にファイリング（各担当部署の保管方法に従う）。
• 保管場所：重要な書類や個人情報の入った書類は、鍵のかかる場所に保管。就業規則など、業務上閲覧が必要なものは、全職員がいつでも閲覧できる場所に保管。
• 保存期間：就業規則とマニュアルについては、法人からの指示のない限り永久保存。その他の社内文書については各担当部署の指示に従ってください。

サービス契約書類の取り扱い

施設・事業所への持出し、またはコピーは厳禁です！

利用者とのサービスの契約書類（利用者の情報など）は特に大切なものです。個人情報の漏洩には十分注意しましょう。

• 保管方法：原本を利用者別にファイリング。
• 保管場所：鍵のかかる棚に保管。鍵の管理責任者は拠点長です。
• 保存期間：契約期間終了かつ、サービス料回収終了後から最低5年間保管します。

自治体との契約書類などの取り扱い

自治体（市区町村）との契約に関する契約書、その他の書類も大切に保管しましょう。

• 保管方法：コピーを自治体別にファイリング（原本は法人本部で保管します）。
• 保管場所：鍵のかかる棚。鍵の管理責任者は拠点長です。
• 保存期間：契約期間終了日から最低5年間保管します。

≪自治体との契約書「原本」は、本社へ郵送≫

自治体との契約書（捺印をしてあるもの）の原本は、法人本部へ郵送しましょう。その際、必ずコピーを保管しておいてください（請求書は除く）。

請求書・領収書の取り扱い

サービスに関する請求書や領収書は特に重要です！

• 保管方法：コピーまたは原本を内容別にファイリング。
• 保管場所：鍵のかかる棚。鍵の管理責任者は管理者です。
• 保存期間：サービスに関するものは契約期間終了後最低5年間保管。発注、購入、その他経費精算に関するものも最低5年間保管します。

≪廃棄するときの注意≫

施設や事業所で日常使っている書類を捨てるとき、そのまま丸めてゴミ箱へ捨てていませんか？

施設や事業所で取り扱う書類は、重要度に関わらずすべてシュレッダーにかけるか、廃棄BOXに入れる習慣をつけましょう。契約書などの重要書類は決して、コピーをとるときやメモをするときの裏紙として使用してはいけません！

サービス提供に関する書類の開示について

利用者にサービス提供に関する書類の開示を求められた際は、原則開示する必要があります。ただし、個人情報保護の視点から、開示の際には、慎重に対応することを心がけてください。

個人情報の開示は個人情報保護法により、原則本人（利用者）の同意を得た上で開示する必要があります。

利用者、または家族から「サービス実施記録と介護計画書を見せて欲しい」と問合せがあった場合は、次のように対応してください。

「サービス実施記録」や「介護計画書」の開示を求められた場合

≪利用者（本人）から依頼された場合≫

• サービス実施記録・介護計画書は利用者に交付されています。お手元にないか確認していただき、ない場合のみ開示します。

※利用者の情報漏洩のリスクを回避するために、個人情報の提供は極力控えてください。

• 開示の際は、利用者宅を訪問し、直接本人にコピーをお見せしてください。

※原本は施設や事業所から持ち出さないこと。

≪家族から依頼された場合≫

• 家族が同居・別居に関わらず、利用者（本人）立会いのもと、利用者宅にて、直接お見せしてください。家族が遠方にお住まいなどの理由で、利用者宅にて直接お見せすることができない場合には、利用者（本人）から、郵送などで家族へ書類をお見せしていただけるようお願いしてください。

※利用者（本人）の手元に書類がない場合には、利用者にコピーをお渡ししてください。

• 利用者（本人）が認知症や障がいなどにより意思表示や判断が困難な場合には、原則、代理人（*）の同意を得る必要があります。代理人不在の場合には、日常本人の世話をしている家族の立会いのもと、お見せするようにしてください。「日常本人の世話をしている家族」の判断に迷う場合、または、代理人不在で、日常の世話をしている家族もいない場合などには、必ず法人本部に連絡し、指示を仰いでください。

*：代理人とは：成年後見制度において、家庭裁判所により選任された「法定代理人」もしくは、利用者（本人）によりあらかじめ委任された「任意代理人」のことを言います。いずれも、代理人であることを証明する書類の確認、および身分証明による本人確認が必要です。

その他の場合

下記の場合には、必ず法人本部に連絡し、指示を仰いでください。

• サービス実施記録・計画書以外の帳票の開示を求められた場合

※書類によっては、開示できないものもあります

• 利用者（本人）が、郵送での開示を希望されている場合

• 利用者（本人）が亡くなり、相続人または家族から依頼された場合

• その他、拠点で判断に迷った場合

信用を失わないためにも法令順守を

施設や事業所の書類の保管や管理が煩雑になると、法律違反になるだけでなく、利用者や家族、ケアマネジャーとともに地域の皆さんからの信用を失うことになります。安易な書類の持ち出しや開示も含めて、日頃から法令遵守や個人情報の研修などで周知徹底を行っていきましょう。