新しい職員を採用して雇用契約を結ぶ際に発行しなければならないのが「労働条件通知書」です。労働条件通知書とは労働条件を明示した書類のことで、労働基準法で交付が義務付けられています。
今回は労働条件通知書と雇用契約書の違いに触れながら、労働条件通知書を発行する目的や必要な項目、注意すべきポイントについて解説します。
目次
労働条件通知書とは？
労働条件通知書とは会社が新たに労働者と雇用契約を締結する際に必要となる書類です。労働基準法では労働条件の明示について以下の通り定められています。
（労働条件の明示）
第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。
労働基準法 （e-Gov法令検索）
賃金や契約期間、勤務時間や休憩時間、休日や休暇、業務内容などを明示するもので、介護事業所が雇う全ての職員に発行する必要があります。
労働条件通知書を発行する目的
労働条件の明示は労働基準法で定められているもので、「労働条件通知書」として発行されるのが一般的です。賃金や業務時間、休暇などについて不利な労働条件から労働者を保護するといった目的があります。
さらに、採用後のトラブルを防ぐという目的もあります。雇用側が「話したつもり」であっても、口約束だけでは後々「言った、言っていない」のトラブルになりがちです。事前に書面にて双方の理解を擦り合わせておくことで、「入社してみたら面接のときに聞いていた話と違う」といった理由からの早期離職など、トラブルを回避することができるでしょう。
労働条件通知書と雇用契約の違い
介護事業所が職員に渡す書面のうち、労働条件通知書と雇用契約書はよく間違われやすいものですが、両者には明確な違いが存在します。
労働条件の明示は、労働基準法において義務付けられており、守らない場合の罰則が設けられています。新しい職員を採用した際に介護事業所が当該職員にかならず渡す必要があり、事業者が職員に対して一方的に通知する書類と考えてもよいでしょう。
他方で雇用契約書には民法が適用され、わたさなくても罰則はありません。これは介護事業所と職員が内容を確認した上で、相互に署名と捺印を行う書類です。つまり双方合意に至ったことを証明する書類となり、介護事業所と職員相互の同意を得ることで、「話が違う」といったトラブルを防ぐことができるのです。
このことについては、労働契約法においても労使対等な立場での合意が規定されています。これらの書類をどちらも作成するのはとても面倒なことです。そのため労働条件通知書兼雇用契約書を作成し、一つにまとめてしまうのもおすすめの方法です。
労働条件通知書発行の対象者
労働条件通知書は正社員のみならず、パートやアルバイト、契約社員に至るまで介護事業所が雇い入れる職員すべてに発行しなければなりません。「親族だから」、「昔からの気心の知れた職員だから」といった理由を問わず、雇い入れている以上はかならず発行します。
ある程度は全職員共通の内容となりますが、職員個々に業務内容や条件が異なるため、個別に発行することとされています。
労働条件通知書のに明示すべき具体的な事項とは
必ず記載しなければならない項目は労働基準法施行規則第5条第1項で定められています。
必ず明示しなければならないもの（絶対的明示事項）と定めがある場合に明示しなければならないもの（相対的明示事項）とがあり、絶対的明示事項は原則として書面によって交付します。相対的明示事項は、口頭のみで明示することも可能です。
必ず明示しなければならない事項（絶対的明示事項）
- 労働契約の期間
- 有期労働契約を更新する場合の基準
- 就業場所及び従業すべき業務の内容
- 始業及び終業の時刻
- 所定労働時間を超える労働の有無、
- 休憩時間、休日、休暇
- 交代勤務させる場合における就業時転換に関する事項
- 賃金の決定、計算及び支払いの方法
- 賃金の締切り及び支払の時期
- 昇給※書面による明示は不要
- 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
定めがある場合に明示が必要な事項（相対的明示事項）
- 退職手当の定めが適用される労働者の範囲
- 退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに退職手当の支払いの時期
- 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く。)、賞与及びこれらに準ずる賃金並びに最低賃金額
- 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項
- 安全及び衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰及び制裁に関する事項
- 休職に関する事項
短時間労働者には絶対に明示しなければならない事項
パートタイマーやアルバイトなどの短時間労働者には、絶対的明示事項と相対的明示事項に加えて、次の内容を明示する必要があります。パートタイムやアルバイトの職員にはさまざまな働き方があることから、労働条件に関してトラブルになるケースが多くあるので注意が必要です。
- 昇給の有無
- 退職手当の有無
- 賞与の有無
- 雇用管理の改善等に関する事項の相談窓口
期間の定めがある場合の記載事項
期間の定めがある職員には、絶対的明示事項と相対的明示事項に加えて次の内容を明示する必要があります。
- 期間満了後の契約の有無（自動的に更新、更新する場合がある、更新はしない）
- 更新する場合の条件
派遣労働者には絶対に明示しなければならない事項
派遣労働者にも労働条件の明示が義務付けられています。ただし派遣元企業が就業条件明示書と労働条件通知書を渡すため、派遣先である事業所が直接作成することはほとんどありません。
就業条件明示書と労働条件通知書には共通する項目も多くあるため、実務的には両者を兼ねて一体的な契約書にして渡すことが多いでしょう。
派遣先である事業所が労働条件通知書を作成する場合には、次の内容を忘れずに明示してください。
- 派遣労働者本人の派遣料金
- 派遣労働者が所属する事業所における派遣料金の一人あたりの平均額
労働条件通知書にテンプレートはあるの？
労働条件通知書に決まった書式はありません。汎用的な作りになっており、作成する際の参考となるのが厚生労働省で公開しているテンプレートです。これは厚生労働省のホームページでダウンロードできます。
テンプレートには一般用と短時間労働者用があり、基本的に労働条件の必要項目が網羅されています。そのまま使うことも可能ですが、あくまでも参考テンプレートであるため細かい部分のカスタマイズは必要です。
労働条件通知書を渡すタイミングと発行方法
労働条件通知書を渡すタイミング
労働条件通知書を渡すタイミングは、法律上は雇い入れた時となっています。入社日に渡すケースもありますが、実際は労働条件を確認したうえで入社に至るため、内定時に渡す場合も多くなっています。
交付方法
交付方法は、原則として書面となります。最近ではオフィスのIT化が進み、2019年4月からは労働者が希望した場合にFAXや電子メール、SNSメッセージによる交付も認められるようになりました。
注意が必要なのは、そうした電子的方法による交付の場合、労働者の同意を得なければならないことです。紙での交付を希望された際には紙で交付することが求められます。
必要な項目が明示されていれば特に決まった書式はありませんが、印刷や保存がしやすい方法で交付することが大切です。
参考：平成31年4月から､労働条件の明示が FAX･メール･SNS等でもできるようになります（厚生労働省）
注意が必要！労働条件通知書の不適切な取り扱いケース
労働条件については、絶対的明示事項は原則として書面による交付が義務付けられており、相対的明示事項は、口頭のみで明示することも可能です。
ただし、労働条件の明示について不適切なケースとして、以下の内容が挙げられます。
- 入社1ヶ月後（就労後）に渡す。
- 試用期間が終了していないからといって交付しない。
- 労働契約の更新の際に交付しない。
- 求人票と同じ内容である旨を伝えるのみで交付をしない。
- 作成した労働条件通知書に目を通してもらい、労働者から署名もしてもらったが、「大事なものなので会社で保管する」と伝えて交付しない。
- 辞令交付のみで、労働条件を記載した書面などを交付しない。
上記のいずれか1つでも該当していれば、トラブルの種になります。後々のトラブルを防ぐためにも、定められた方法で適切に交付するようにしましょう。
参考：労働条件の明示を適切に行っていますか?（常総労働基準監督署）
労働条件通知書がないとどうなる？
労働条件通知書の未交付は違法になり、違反した場合には30万円以下の罰金刑が科せられます（労基法120条1号）。
新しい職員を雇用する機会が多いと、その度に書類を作成する手間を必要としますが、労働条件でトラブルが起きたときに「この条件で説明した」、「そんなことは言われていない」などと水掛け論にならないようにするための大切な確認書類です。
未交付の場合のもっとも大きなデメリットは、職員からの信頼を得ることが難しいという点です。労働条件通知書は、職員側の権利を保護するために作成する意味合いもあるため、書面がないことによる不安や不満を感じる職員は少なくありません。
せっかく来てくれた職員が「労働条件がよくわからないから」という理由で、すぐにやめてしまわない為にも、書面にて明示することが望ましいでしょう。
労働条件通知書は必ず交付するようにしよう！
雇用主は、労働条件通知書を職員に必ず交付しなければなりません。正しく適切な方法で交付することにより、トラブルを未然に防ぐことが可能です。
後々のトラブルを回避するためにも、今回紹介した内容を参考にして絶対に記載しなければいけない項目や注意すべきポイントをおさえ、忘れずに労働条件通知書を交付するようにしましょう。
