株式会社 銀水会
サービス形態：入所系サービス／通所系サービス
従業員数：28 名
弊社は、福岡県大牟田市で「小規模多機能施設わたぜ」と「小規模多機能施設くぶき」を運営しています。小規模多機能施設とは、住み慣れた自宅や地域の中で家族や親しい人たちとともに、最期まで自分らしい人生を送りたいと望む高齢者の願いを実現するために創設された地域密着型サービス「小規模多機能型居宅介護」のもとで運営される施設です。私たちは、地域の皆様と共に、介護を必要とする方がその人らしくいつまでも安心して暮らし続けることができるように、心を込めて丁寧に支援しています。
目次
介護業界特有の要件に対応していることが導入の決め手に！
福岡県大牟田市で「小規模多機能施設わたぜ」と「小規模多機能施設くぶき」を運営する株式会社銀水会。常に人手が足りない状態のなか、シフト作成にかなりの時間を費やしていたため、「事務作業をもっと効率化できないか？」「各事業所のデータを上手に活用できないか？」と考えたのが、システムの導入のきっかけだったそうです。
今回は株式会社銀水会の代表取締役 田中 久子様にクラウド型シフト作成・勤怠管理システム「CWS for Care」の導入についてお話を伺いました。
導入前の課題
- シフト作成や勤怠管理の時間を削減したい
- 業務を効率化し、利用者様の対応の時間を増やしたい
CWS for Careを選んだ理由
- 介護業界に特化しており就業情報の一元管理で業務を効率化できる
- エクセル形式のシフト表が作成できるので、導入の際の抵抗が少ない
シフト作成、勤怠管理…煩雑な事務作業が職員の業務を圧迫
CWS for Careご導入前はシフト作成や勤怠管理、給与計算はどのように行なわれていましたか？
シフト表はエクセルで作成し、勤怠はタイムカードによる打刻で管理していました。ひと月の勤務が終わるとタイムカードの打刻から電卓を使って勤務時間を集計し、最後に集計した値を給与ソフトに入力するという流れでした。 勤務時間の集計はシフト表と見比べながら、職員の予定と勤務実態が合っているのかを目視で確認し、シフトと相違があれば時間外の申請書類が提出されているかをチェックしていました。勤務予定の変更がシフト表に手書きで追記されることもあり、集計業務は本当に煩雑な作業でした。
システムの導入検討されたきっかけは何だったのでしょうか？
シフト表の作成は、主に各事業所の主任が行っておりますが、ひと月のシフト作成に7～8時間程度、修正等の作業も入れるとかなりの時間を費やしていました。介護の現場は常に人手が足りない状態ですので、「事務作業をもっと効率化できないか？」「各事業所のデータを上手に活用できないか？」と考えたのがシステムを入れようと思ったきっかけです。 また、大牟田市の中小企業IT導入支援事業費補助金が利用できた点も導入検討の後押しになりました。
介護業界特有の要件に対応していることが導入の決め手
CWS for Careをご導入いただいた決め手は何だったのでしょうか？
数ある勤怠管理システムの中から、CWS for Careを含む三社に絞り、比較検討しました。
一般企業向けの勤怠管理システムでは「職種の兼務」や「日をまたぐ夜勤の管理」「エクセル形式のシフト表の出力」など、私たちが求める要件を満たしているものが少なく、これでは私たちがシステムに合わせなければならないので、かえって手間がかかってしまうのではと思いました。
そこで、介護業界に特化している CWS for Care と、他一社に詳しくお話を伺いました。二社を比較すると、CWS for Care は行政の実地指導の際に必要な勤務形態一覧表の出力や加算要件の集計など、介護事業者が「あったらいいな」と思う機能が備わっていました。 介護業界は保有資格や経験年数、兼務の状況など、複雑な情報を組み合わせたデータが必要になります。CWS for Careは職員情報を正確に登録することで、必要なデータを自動で出してくれます。これまでエクセルで個別に作成していたデータを毎月自動で出せるのはとても魅力的でした。
CWS for Careを導入する際に懸念点はありましたか？
パソコンやタブレットに不慣れな職員が多いため、機器の基本操作とシステムの使い方を覚えるまで、ある程度時間が必要なことですね。
今までの慣れたやり方から変えるのは、すごく不安でしょうし、最初は通常よりもっと時間がかかると思います。 でも、使えるようになれば、CWS for Care の良さをきっと実感してもらえると思いました。職員からも「導入して良かったね」「便利だね」 と言ってもらえると期待しています。
何事も最初は大変です。まずは焦らずゆっくり、職員の負担にならないように配慮しながら習得していきたいと思います。
初めてのシステム導入でもサポートが充実しているから安心
シフト作成や勤怠管理システムの導入を検討される介護事業者様にメッセージをお願いいたします。
CWS for Careは介護業界に特化しているので、一般企業向けの勤怠管理システムでは対応できなかった介護特有の要件までしっかりカバーしてくれます。介護業界の中でも様々なサービスがあり、それぞれの事業所に合わせたシステムになっているので、ストレスなく利用できますし、エクセル形式の帳票出力なので、出力したデータを自由に活用することができます。CWS for Careの導入で、事務作業にかかる時間を大幅に削減できると思います。
また、導入サポートの皆さんの対応がとても丁寧で、しっかりとお話を聞いてくださいます。事細かな要望にも快く対応していただき、弊社に最適なシステムを構築してくださいました。 サポート体制がしっかりしていますので、不安をお持ちの方でも安心して導入できると思います。
最後に、現在、国や地方自治体において、様々なIT導入補助金等の制度があります。システム導入には高額の費用がかかりますので、補助金を活用できれば初期費用を抑えることができます。CWS for Careさんも様々な情報をお持ちだそうです。まずはお気軽にご相談されてみてはいかがでしょうか。
株式会社銀水会の田中久子様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。
導入後の効果についてはまた改めてインタビューさせていただき、ご検討の皆さまにお届けできればと思います。
