施設や事業所には、印章（角印）や鍵があります。鍵には、施設・事業所で使用する鍵以外で、サービスによっては、利用者のお宅の鍵をお預かりする場合もあります。今回は「印章と鍵の保管・管理」についてご紹介させていただきますので、皆さんの施設・事業所の業務の見直しにご活用いただけたら幸いです。
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印章管理
印章の取扱いに注意しましょう
各施設、事業所には印章（角印）があります（施設長印など）。角印は下記のポイントを守って厳重に管理しましょう。
取り扱い責任者
施設長印（原則として、施設長以外は捺印できません）
保管場所
金庫など、鍵のかかる場所で保管。鍵の管理責任者は拠点長
保管個数
各施設・事業所に1個
印章の取り扱いの注意点
- 管理は厳重に（角印の紛失は厳罰）
- 施設・事務所外には絶対に持ち出さない
- 利用者とのサービス契約書や請求書など定められた書類以外には、絶対に捺印しない
法人との契約や自治体への申請書類には、拠点で捺印できません。捺印申請を行う必要があります。施設や事業所で捺印できない書類（拠点長に決裁権のないもの）については、法人本部に問い合わせてください。
角印は会社を代表するものだという意識を常に持ち、取り扱いには十分注意しましょう。
鍵の管理
すべての鍵の保管責任者は、拠点の責任者
鍵管理の責任者は、その拠点の責任者（センター長・管理者など）です。拠点ではさまざまな鍵を取り扱いますが、その取り扱いには十分な注意が必要です。鍵を確認する際は、必ず実物をチェックしましょう。
拠点の出入り口の鍵
保管方法
- キーホルダーに番号（鍵番号）を貼付
- 拠点内が無人になる時間は必ず鍵を閉め、鍵は拠点長が保管
注意事項（拠点長向け）
- 職員にスペアキーを貸与する場合
拠点の出入り口の鍵を所持する必要のある職員にスペアキーを貸与する際は、「鍵預り証兼同意書」に必要事項を記入してもらい、署名捺印後、拠点にて保管します。また、「鍵貸与台帳」に必要事項を記入し署名捺印します。鍵を渡すのは必要最低限の職員のみにしてください。
- 職員からスペアキーが返却された場合
貸与の際に職員に記入してもらった「鍵預り証兼同意書」下部の鍵返却確認欄に必要事項を記入し、署名捺印後コピーを取り、原本は職員へ渡し、コピーは拠点長が保管します。また、「鍵貸与台帳」に必要事項を記入し署名捺印します。異動、退職時には速やかに鍵の返却を受けてください。
金庫・棚・机などの鍵
金庫の鍵、もしくは金庫が入っている机（棚）の鍵は、拠点長が責任をもって保管します。利用者の個人情報に関する書類の保管してある棚の鍵も、同じように拠点長の責任において保管してください。
保管方法
- 各鍵のキーホルダーに番号（鍵番号）を貼付
- 施錠可能な場所に保管してあるキーボックス内に保管
注意事項
- 利用者ファイルが入った棚、引出しは必要時のみ開錠し、普段および退社時は施錠するようにする
車両関係の鍵
保管方法
- キーホルダーに車のナンバー、自転車の場合は通し番号（自転車にふったものと同じ番号）を貼付
- 施錠が可能な場所に保管してあるキーボックス内に保管
拠点から持ち出す・返却する
- 「持出し返却確認表（車両の鍵）」「持出し返却確認表（自転車の鍵）」を鍵の保管場所の近くに設置
- 鍵を持出すとき、および返却するときは、上記の確認表に必要事項を記入
注意事項
車、または自転車のそばを離れるときは、たとえ短時間でも必ず施錠しましょう。小さな油断が、車上荒らしや車両の盗難につながります。
利用者の自宅の鍵
鍵をお預かりすることは、紛失などによりトラブルの原因になることがあるので、できるだけ避けましょう。
鍵をお預かりする場合
- 「利用者宅の鍵預り証」の利用者用と事業所用にそれぞれ必要事項を記入し、利用者に説明した後、署名・捺印をもらう
- 鍵と引き換えに「利用者宅の鍵預り証」の利用者用を利用者へお渡しし、「利用者宅の鍵預り証」の事業所用は拠点にて保管
鍵の保管方法（キーボックスで保管）
- キーホルダーに番号（鍵番号）を貼付（利用者の氏名を貼付してはいけません。イニシャルも不可）
- 鍵は施錠が可能な棚などに設置したキーボックスで保管し、キーボックスの扉にも常に鍵をかけておく
- キーボックスの鍵は拠点長と、鍵を実際に使用する職員のみが知る所定の場所に保管（関係者以外に鍵の保管場所を知らせないようにする）
鍵を持ち出す・返却する場合
- 「鍵持出し返却確認表（利用者宅の鍵）」をキーボックスの近くに設置
- 鍵を持出すとき・返却するときには、「鍵持出し返却確認表（利用者宅の鍵）」に必要事項を記入
- ケアに行く際は、必ずネックストラップキーホルダーを使用し、慎重に取り扱う
- 鍵持出しの際には、紛失などのないよう自己の責任において管理
利用者に鍵を返却する場合
- お返しする鍵と引き換えに利用者に渡した「鍵預り証」に、返却日などの必要事項を記入
- 利用者の署名・捺印をいただいた後、「鍵預り証」を拠点へ持ち帰る
- 返却日の入った「鍵預り証」は、拠点に保管している「鍵預り証（控）」と合わせて保管
- 利用者が「鍵預り証」を紛失された場合は、「鍵返却確認証（鍵預り証紛失時使用）」に必要事項を記入していただき拠点にて保管
注意事項
スペアキーを作る場合、お預りするスペアキーは利用者やご家族に作っていただきます。
※独居の利用者や判断能力に欠ける利用者の場合は、必ずご家族（保証人）と所定の手続きを交わし、ケアマネジャーにも鍵をお預かりしたことを報告しましょう。
1人の利用者から複数のスペアキーをお預かりすることは、トラブルのもとになるので避けてください。また、直行直帰の職員が、お預りした合鍵を自宅で管理することは禁止です。
鍵管理台帳について
拠点長は、すべての鍵（利用者宅の鍵、拠点の出入り口の鍵、金庫・棚・机の鍵、車・自転車の鍵など）について、「鍵管理台帳」に記入します。また、鍵確認ノートを作成するなどして、持出・返却の管理を徹底しましょう。
鍵を紛失してしまったら、すぐに報告
まず報告
鍵を無くしてしまったときは、速やかに鍵管理責任者である拠点長または法人本部に報告し、指示を仰ぎます。
※紛失した鍵が利用者からお預りした鍵の場合
利用者からお預りした鍵が盗難にあった、または遺失した場合には、速やかに利用者および警察に連絡し、その日のうちに利用者宅のシリンダーの交換をしてください。その際は再度利用者から鍵をお預りすることになりますので鍵預り証を再度取り交わしてください。
事故報告書提出
「事故報告書」を法人本部に提出します。
注意事項
- 拠点の出入り口の鍵、車両関係の鍵などをポストに設置しているなど、外に置いて使いまわすのは厳禁
- 鍵の無断複製、又貸しは厳禁
- 拠点長は、貸与したスペアキーを職員が所持しているかどうかを最低月1回は点検し、「貸与鍵確認表」に確認日を記入
トラブルのない施設運営を
皆さんの施設や事業所には、大切な物品がたくさんあります。職員のモラルない行動が、トラブルを招きます。職員の指導・管理も適切に行い、トラブルない施設、事業所運営を行ってください。
