勤務（シフト）表作成には「公平性」がとても重要です。公平に作成しているつもりでも「〇〇さんに比べて私の勤務表が不公平！」と介護職員や介護福祉士などから苦情を言われることもあるかもしれません。人間関係も考慮しなければならず、作成は面倒で手間のかかる業務ですが、どうすれば最適で公平な勤務表を作ることが出来るのでしょうか。
ここでは、介護現場の勤務表に対する職員の不満要因の事例を挙げ、公平な勤務表を作成するコツについて紹介します。
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目次
介護の勤務表に生じる職員の不満とは？
勤務表を作成する担当者であれば、「職員の希望どおりに勤務を組んであげたい」と考えるのは当然のことです。とはいうものの、職員一人ひとりの細かな希望をすべて叶えていては業務が回りません。
沢山の職員を雇用する施設職員は特に勤務表に対する不満を多く抱えているものです。ここでは、スタッフの「きつい」「大変」「辛い」といったよくある不満を紹介します。
遅番のあとの早番勤務と体調を考慮していない
健やかな睡眠があってこそ十分な休息をとることが出来ます。勤務時間が不規則だと十分な睡眠を確保することが出来ず、健康を害してしまうこともあるでしょう。「遅くまで勤務して、翌日朝一番の出勤は身体的にも精神的にもしんどい」といった不満もよく聞きます。このような体調を考慮しない勤務では、疲労が残りやすく、体力的に厳しい面があるのです。
また、介護職でよくあるのが、休憩時間は設定されていても、入居者の夜間の体調不良や認知症の入居者の対応などで休憩が取れず、夜勤入りから夜勤明けまで16時間労働になってしまう場合もあり、それらも続くと不満の一つになります。「ゆっくり休憩も取れず身体がきつい」、「休憩も取れずに働かせるなんてブラック施設だ」といった不満は、ギリギリの人員で対応し、不満も覚悟で、無理な勤務を組んでいる施設などに多いでしょう。
早番、遅番、夜勤回数がほかの職員より多い
「ほかの人よりも遅番や早番が多くて、不公平……」、「私だけがいつもきつい勤務のように感じる」といった不満はよく聞こえてきます。どうしても他人と自分を比較してしまい、不公平感を感じている職員は少なくありません。
勤務表作成担当者が出来るだけ公平に勤務表を作成できたと思っても、職員一人ひとりの微妙な心の裏側までを意識して勤務表を作成するのは難しいでしょう。シフトの偏りは、その月だけなら・・・であれば職員の理解を得られたとしても、数ヶ月も続くと必ず不満が募ります。特に普段からなかなか本心を伝えることの出来ない職員には、注意が必要です。
勤務表の配布が月末のギリギリで予定が立てにくい
勤務表作成担当者もかつては一介護職員などとして働いておられた頃は、月末ギリギリになって発表される勤務表にヤキモキしていたのではないでしょうか。職員が早めの勤務表配布を望んでいることは、いわれなくても頭ではわかっているはずです。
しかし、勤務表の作成には、あれこれ考えていると時間がかかり、ときには月末近くに勤務表配布がなってしまうことがあります。やっとの思いで作り上げたとしても、「本当にいつもギリギリだよね…」、「遅いですね」といった職員の嫌味の声も聞かれ、時々「誰か勤務表作成を変わって欲しい」と思う時もあるかもしれません。
希望休が受け入れられないことが多い
「月の早くから休み希望をとるわりに、反映されない」、「これじゃ希望をとっている意味ないよね」といった、職員からの小言も少なくありません。職員の休み希望は、プライベートにおける重要なイベントの可能性も高く、ワークライフバランスの観点からも可能な限り、受け入れてあげるべきでしょう。
とはいえ、すべてを受け入れてしまうと業務が回らなくなる場合もあるため、その際には個別に職員と交渉、調整を行い、休み希望を変更してもらわなければいけません。それが何度も続くと、職員たちの不満は「いつもだ」募ることでしょう。
介護現場で職員から不満が出る勤務表が出来てしまう要因
なぜ介護現場の勤務表に職員から不満が出るのか、ここではその要因について見ていきましょう。
特定の日に集中してしまう休暇や出勤希望
子どもや家庭の事情で、年末年始やゴールデンウィークなどの大型連休やその前後は、休みや出勤の希望が重なる傾向にあります。
きれいに希望を分散出来れば、誰からも不満は出ないのですが、特定の日や期間に希望が多く重なった場合、かならず誰かには我慢してもらうことになり、それが不満の要因となるのです。
能力や人間関係を考慮した勤務表管理
勤務表作成には多くのハードルがあります。勤務表は管理業務で求められるスキルで、職員の人間関係、業務内容、出来るスキルなどを考慮しながら作成する必要があるのです。介護現場ではスキルを考慮したバランスの良い配置が大切ですが、「仕事が出来る人＝仕事が集中する人」になってしまい、どうしてもシフトに偏りが出てしまうため、不公平感が生まれやすくなります。
また、スキルだけを考慮して、勤務表作成するわけにもいきません。同じ日に夜勤業務になった職員同士の人間関係が良好ではない場合は、チームワークを低下させるばかりか、入居者へのサービスの質も低下させてしまいます。職員同士の相性が考慮されずに入浴などの業務を振り分けられていたり、ワクチン接種などで人手が必要な日に人員不足の勤務表が作成されたりすると、不満が出やすくなるのです。
介護業界特有の勤務形態への対応
人員配置基準や加算要件を満たすために職務を兼務する職員がいる一方で、早番や夜勤が出来ない職員や、清掃だけ、あるいはドライバーだけといった業務に限定のある職員もいます。こういった職員は排せつや入浴、食事介助などの直接介護にあたらない職員であるため、直接介護にあたる職員に業務の負担が偏り、不満が出やすい状況となるのです。
公平な介護業務の勤務表を作成するコツ
職員が多くいればいるほど、その分、要望も様々です。連休が欲しい人もいれば、ご家族の都合で、平日に休みたくて土日に働きたいという要望を出す人もいるでしょう。早番が良い人や遅番が良い人、子育て、家族介護のために特定の時間にしか勤務出来ないという人もいます。
多くの要望があるなかで、公平な勤務表を作成するにはどうしたらよいのでしょうか。
まずは勤務表案を作成し全体で調整する
子育て中の職員や家庭の事情を抱える職員の要望は、どうしても優先されがちになってしまいます。ここで大切なことは、希望を叶えることが出来なかった職員に対して、皆と同じタイミングで確定の勤務表を提示してはいけないということです。
勤務表案を作成した段階で、まずは相談する機会をもつようにすると、「希望は叶えられなかったけれど、自分のことを気にしてもらえている」という気持ちがその職員に芽生え、勤務表作成者に対する印象もよくなります。勤務表調整の相談に応じ、交渉を受け入れてくれた場合には、その際は必ず「有難うございます。」とお礼の言葉も忘れずに言うようにしましょう。まずは、それぞれの職員の想いに配慮しながら、少しでもみんなが納得できる全体的なシフト調整を行うとよいでしょう。
ルール設定を行う
勤務や休み希望提出については、一定のルールを定めることによって、公平性を保つ仕組みを作ることが出来ます。たとえば「休み希望は月３日まで」「勤務希望は月5日まで」、「土日の休みは4回まで」、「長期休暇はシフト作成の1ヶ月前までに相談する」といったルールを作ります。ルールを決めることで偏りを未然に防止すれば、勤務表作成者の負担軽減にもつなげることができます。
日頃から職員とのコミュニケーションを大切にする
少ない人数で業務を行わなければいけないときには、職員に状況を理解してもらう必要があります。最近では家族や職員のコロナ関連の急なお休みもありますので、日頃から人間関係が良好であれば、急な職員の休みなどの際の勤務交代も快く受け入れてくれるでしょう。
職員には分け隔てなく、細やかな声かけ等を行い、小さなことも話し合う機会を持って不満を少しでも取り除く努力をしつつ、円滑に業務を遂行していくことが重要です。
勤務表作成者の苦労を軽減させる
勤務表作成者は、通常の業務に加えて毎月複雑な勤務表作成を一人で行っていることがほとんどです。勤務表作成者は「皆の希望を受け入れたい」とは思いつつも、「勤務表を早く作成しなければならない」と気持ちの葛藤しながら、毎月勤務表作成しています。
勤務表作成には当然期限があるため、ゆっくり考えるわけにもいかず、「希望があまり反映されていない勤務表」や「頼みやすい人だけに早番や遅番、夜勤が多い勤務表」を作成してしまいがちです。
希望の確認、勤務表作成、職員に対する共有方法について一定のルールを定めるなど、仕組みを見直し、勤務表作成者の負担を軽減させることが大切です。
介護専用の勤務表管理システムを活用する
不公平だと思われない介護業務の勤務表を作成するのはとても大変な業務です。職員それぞれの要望を踏まえた上で、業務に必要な人員を確保し、勤務表の作成をするには、時間も手間もかかります。
パソコンソフトやスマホのアプリなどを使って、簡単に勤務希望申請の提出・確認、そして勤務表の作成が出来ると、勤務表作成・管理で大変な作業を劇的に効率化することが出来るでしょう。
介護専用の勤務表管理システムを活用するメリット
介護勤務表管理システムを活用することで勤務表の作成・管理の効率化が図られれば、勤務表作成者も「公平な勤務表を作成しなくては」という精神的なプレッシャーから解放されることになります。
翌月に再利用可能な勤務パターンを登録しておくことで、入力の手間を軽減出来たり、エラーチェック機能を活用することで作成ミスを防止出来たりなど、介護勤務表管理システムには多くのメリットがあります。
休みの前日や翌日の勤務条件、職員の休み回数の均等化など、勤務表作成者が考慮したい細かな条件を設定すると自動でシフトを作成してくれる機能は、非常に便利で、勤務表作成が楽になるかもしれません。
ただし「手間いらず」「簡単」「自動作成」という言葉だけに踊らされて導入してしまうのは危険です。例えば「自動作成」といいながら細かく条件を登録しなければならない、訪問介護のようなお客様やヘルパーの都合によって、時間や要望などの変更が多い場合においては、変更に手間がかかると、余計な時間がかかってしまうこともあります。
シフト作成・管理システムには、様々な機能があるので、システム会社担当者よりきちんとアフターフォローの説明も受け、いくつか実際に試してみることをおすすめします。
介護勤務表管理システムを選ぶ際のポイント
勤務表作成には悩みが付きものです。特に、介護業務の勤務表作成には考慮すべきものがたくさんあるため、勤務表作成業務はいつも担当者の頭を悩ませます。
交代制・変形労働時間制などの勤務形態に対応したシフト作成システムは数多くありますが、そのなかでも介護現場で活用するには、介護特有の機能が備わっていることが重要です。職務や事業所の兼務、介護報酬に対応した配置基準、加算要件のチェックが可能、雇用形態や勤務条件、休み希望など最近の働き方改革に対応可能なことが選ぶ際の重要なポイントとなるでしょう。
みんなが納得出来る介護業務の勤務表で働きやすい環境づくりを
シフト管理は、労働者の満足度や離職率に大きく影響します。複雑で手間のかかる業務であるだけに公平な勤務表を作成するのは簡単なことではありませんが、当記事で紹介したコツやツールを活用し、管理者や職員の皆さんが気持ちよく、末永く働ける環境を作ることが重要です。ぜひ参考にしてください。
