介護事業所は複数の勤務形態やシフト管理などで、勤怠管理が煩雑になりがちです。そのため従業員の勤務管理に関する作業量が多く、担当者の負担も大きくなりやすい傾向にあります。
この記事では、介護事業者で使いやすい勤怠管理システムを選ぶポイントを解説していきます。勤怠管理システムにどんな機能があるか知りたい方も参考にしてください。
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目次
介護現場での勤怠管理の課題
介護事業所でのシフト作成は、複雑なために膨大な時間がかかってしまうという課題があります。さまざまな雇用形態や職種、新人とベテランのバランスを考えた配置や、従業員の希望を叶えたシフトパターンなど考慮しなければならない点が多いためです。さらに人員配置基準や法令順守にも注意しながら組まなければなりません。
上記のように知識や配慮が必要となる介護事業所のシフト作成は属人化しやすく、担当できるスタッフが限られてしまいます。
そんな従業員の負荷を減らすために役立つのが、シフトを自動作成できる勤怠管理システムです。
勤怠管理システムを導入する際の重要な5つのポイントと注意点
勤怠管理システムにはさまざまな種類があり、自社の体制に合ったシステムを選ぶことが重要です。ここでは勤怠管理システムにあると便利な機能や、比較するときのポイントについて詳しく解説していきます。勤怠管理システムの導入を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
1）法改正に対応しているか
まず働き方改革関連法に対応したシステムを選ぶことが重要です。近年、労働時間に関する規定として、年次有給休暇の取得義務や、時間外労働の上限規制などが設けられました。
法改正に対応したシステムでない場合、人的ミスによりうっかり法違反をしてしまうリスクがあります。特に年次有給休暇と時間外労働の上限規制については罰則付きの上限が設けられたため、企業側はより一層従業員の勤怠管理を適切に行う必要があると言えます。
たとえば、残業時間の基準値を超える前に通知してくれたり、有給休暇が未取得の従業員を知らせてくれたりする、アラート機能があると大変便利です。さらに有給休暇の申請や承認機能があるシステムを使うと、より労務担当者の業務負担を減らすことができるでしょう。
2）加算や人員基準のチェック機能があるか
加算要件や人員配置基準のチェック機能がある、介護向けに特化したシステムがおすすめです。介護事業所では労働基準法だけでなく、人員配置基準にも気を付けなければなりません。さらに加算を算定している事業所では、要件を満たしているかを定期的に確認する必要があります。
チェック機能がないシステムだと、労務担当者が手動で計算したり、確認したりする必要があるため、ミスが起こる可能性が高まります。算定ができなくなったり、人員配置基準に違反してしまったりなどのリスクを減らすためには、自動チェック機能のあるシステムが便利です。
3）外出先で打刻できるか
外出先でも出勤や退勤ができるよう、携帯電話やタブレットなどを使って打刻できるシステムがあるとより使いやすいでしょう。
特に訪問介護の場合、従業員が利用者宅に直行したり、または出先から直帰したりするケースが多くあります。さまざまなデバイスでアクセスできるシステムであれば、正確な時間で出退勤が可能となるので、集計作業の負担が減ります。
一方で打刻ツールが限定されたシステムの場合、わざわざ事業所に出向いたり、出退勤時刻が自己申告になったりなど、管理が複雑になる可能性があります。
4）操作しやすいか
使い方が複雑ではなく、直感的に操作できるかも重要です。いくら最新の機能が搭載されているシステムであっても、使いこなせなければ無駄になってしまう可能性があります。自社に必要な機能が含まれているか、設定方法が複雑ではないかを確認して導入を決めるとよいでしょう。
ほかにもシフトが24時間のタイムスケジュールで表示できたり、シフトの予定と実績が見比べやすかったりなど、画面の見え方にも注目すると使いやすいシステムを選ぶことができます。
5）サポート体制はあるか
システムを導入したあとのサポート体制にも注目しましょう。勤怠管理をする担当者がITに不慣れな場合、使いこなすまでに時間がかかる可能性があるためです。
操作方法に不明な点があって問い合わせた際、回答をもらうまでに時間がかかってしまうと、業務に支障が出てしまいます。サポート体制が整備されていても、内容が充実しているか、トラブルが起きたとき親身になって対処してくれるかは非常に重要です。
勤怠管理をシステム化するメリット
最後に勤怠管理システム導入のメリットを4つ解説します。勤怠管理システムを導入するか迷っている方は、こちらをチェックして検討してみてください。
シフト作成が簡単にできる
紙やエクセルに比べ、さまざまな機能が搭載された勤怠管理システムは、シフト作成が容易にできるメリットがあります。シフト作成はシフトパターンに合わせた職員の調整や、労働基準法に違反しない配置など考慮しなければならない点が多く、手作業で行うと担当者の大きな負担になります。
出勤人数を自動計算してくれたり、法改正に対応していたりするシステムなら、シフト作成にかかる作業時間をぐっと減らすことができます。ただし、介護業界特有の人員配置基準や加算要件のチェックなどは、一般的の勤怠管理システムでは対応できないことがほとんどです。そのためシフト作成機能に関しては、介護に特化した別のシステムを利用する方法も視野に入れましょう。
勤怠管理の負担が軽減できる
勤怠管理システムなら打刻情報をもとに出退勤の実績が自動集計されるので、担当者の作業負担を減らすことにつながります。
たとえばエクセルで管理している場合、出勤簿やタイムカードの情報をもとに手作業で入力しなければなりません。しかしタイムレコーダーと連携したシステムを使えば、リアルタイムで出退勤の時刻が記録されるため、集計の手間がかかりません。
打刻情報がシステムに集約されることで勤務状況を一括で確認できる点もメリットです。職員ごとに勤務状況に偏りがないか、長時間労働が起きていないかなどをチェックできます。職種ごとに集計したり、複数の事業所を一元管理したりすることも可能なので、さらなる業務削減につながるでしょう。
従業員の労働時間を正確に把握できる
打刻情報をもとに集計するので、正確な時間を管理できることもポイントのひとつです。特に訪問介護のように直行直帰の多い事業所では、携帯電話やタブレットなどあらゆるデバイスで打刻ができるシステムを選ぶとより便利でしょう。
従業員が出勤簿の時刻を書き間違えたり、労務担当者がエクセルの数値を打ち間違えたりなど、記入ミスや転記ミスを減らすことにもつながります。ミスが減る分、労務担当者の確認の手間も軽減できるはずです。
また、手書きやエクセルでの管理と異なり、情報改ざんの危険性が少ない点もメリットとして挙げられます。手書きやエクセルの場合、あとから出退勤時刻を書き直すことができるためです。その点、システムは改ざんの危険性が少なく、管理しやすくなります。
コスト削減につながる
勤怠管理を出勤簿などで行うと、インクや用紙などの備品代がかかります。さらに複数の介護事業所を運営している場合、タイムカードを本社にわざわざ郵送して管理している企業もあるでしょう。
勤怠管理システムを使えば一括管理が可能になり、備品代や郵送代などのコストを削減できます。何より勤怠管理を効率化することで、人件費の削減につながることが大きなメリットです。
たとえばこれまで5時間かかっていた作業を1時間に短縮できれば、約4時間分の人件費を削減できます。その時間を利用者のケアにあてれば、サービスの質向上にもつなげることができるでしょう。
介護現場の勤怠管理はシステムで楽々！
介護現場の勤怠管理は法令順守や勤務形態の複雑さから、担当者の負担が大きい傾向にあります。勤怠管理システムの導入は担当者の負担軽減だけでなく、人件費などのコスト削減にもつながるので、検討する価値があるといえるでしょう。
ただし介護業では人員配置基準や加算要件など、特有のチェック項目があります。一般的な勤怠管理システムのシフト作成機能では対応できない場合がありますので、介護専門のシフト作成システムを導入する方法も検討しましょう。
現在、各都道府県でICT導入による助成金制度が用意されています。興味のある方は以下の記事も確認してみてください。
