介護現場において実地指導と監査は同じ意味で用いられることがありますが、両者はそれぞれ目的が異なっています。この記事では、実地指導と監査の特徴と違いを伝えるとともに、当日の流れやサービス種別ごとの指導ポイントを紹介していきます。
介護事業所の面倒なシフト・勤怠管理がらくらく
人員基準や加算要件は自動でチェック！CWS for Careはシフト表作成、勤怠管理、勤務形態一覧表作成をワンストップで提供する、介護専門のシフト・勤怠管理サービスです。
⇒ 「CWS for Care」公式サイトへアクセスして、今すぐ資料を無料ダウンロード
目次
実地指導と監査は何が違うの？
実地指導とは、行政の指導担当官が介護施設・事業所を訪れ、あらかじめ用意した資料や当日のヒアリングをもとに聞き取り調査や指導を行うものです。目的は事業所の育成や支援を念頭によりよいケアの実現を図るために、利用者の保護や保険給付の適正化など事業所の気づきをうながす点にあります。
監査は、介護給付費適正化システムを分析し、特異傾向を示す介護サービス事業者を抽出して行われます。指導監査の結果として指定基準違反や不正請求などが疑われる場合、「勧告」や「命令」、「一部停止」、「全部停止」、「指定取消」などの対応が行われます。
→運営指導に対応した勤務表も自動作成できる！
介護専用のシフト作成・勤怠管理ツール【CWS for Care】はこちら
介護保険における実地指導とは
介護保険における実地指導は、不正や権利侵害を暴くために行われるものではなく、介護サービスの質の向上や運営の支援を基本としています。指導の積み重ねによって事業所は高齢者の権利意識を強め、利用者が良質な介護保険制度をさらに信頼することにつながっています。
覚えておこう！ 実地指導の基本ルール
実地指導は、厚労省が定めたマニュアルにもとづいて実施されます。マニュアルには指導方針や方法について記載されており、基本指導ルールとして次のように記載されています。
- 施設・事業所への通知は、原則として実施の1ヶ月前までに行う
- 指導担当官は3名以内で訪問する
- 居宅介護支援事業所は介護支援専門員1人あたり1～2名の利用者についてその記録などを確認する
当日までに必要な書類や準備は？
指導日は、行政からの事前連絡により指導担当官と事業所で直接調整します。後日書面で正式に訪問通知が届いたならば、当日は管理者や相談員、ケアマネジャー、事務職員など運営やサービス提供状況について説明できる人員を配置しましょう。
施設・事業所は、当日までに記録や資料を準備します。必要な書類は2種類あり、事前に提出するものと当日担当者に提示するものがあります。いくつか例を示しますが、自治体によっても異なるので通知内容にしたがって準備しましょう
＜事前提出資料＞
- 自主点検表（指定基準自主点検シート）
- 運営規程、勤務形態一覧表
- 業務マニュアル（緊急時、事故発生時など）
＜当日提示資料＞
- 実務経験証明書、資格証、雇用契約書、履歴書など
- 研修実施に関わる資料
- 介護給付費明細書など
介護保険施設等で行われる実地指導のポイント
平成12年に介護保険制度が創設されて以降、行政による実地指導はサービスの質向上や保険給付の適正化を図るために効果的であり、すべての介護サービスで実施されています。しかしながら自治体によっては「確認項目が違う」、「指導にばらつきがある」など対応への課題がありました。
そこで令和元年5月に国は「介護保険施設などに対する実地指導の標準化・効率化等の運用指針について」を発出し、標準確認文書と項目を明記して対応のばらつきを是正しました。
実地指導当日の流れ
指導当日はほぼ一日をかけて行われます。大まかな流れは次のとおりです。
9：00 担当者到着、介護保険サービス事業者への説明
9：15 施設見学、掲示物の確認
10：00 事前提出資料、当日提出資料に関する質疑応答
16：30 講評、口頭指導、今後の対応の指示など
当日の実地指導の対応の部屋は、会議室など文書確認や質疑応答しやすい場所に決めておきましょう。確認項目によっては人員配置基準の確認の資格証や運営基準の確認の契約書、計画書など急に提示を求められることがあります。事前に提示できる文書を当日の実地指導の対応の部屋に用意しておくと、質問のたびに管理者が取りに戻る手間を省くことができます。
令和2年3月、厚生労働省から都道府県担当課あてに「介護保険施設等に対する指導監督の延期等の対応について」が発出されました。新型コロナウイルス感染防止の観点から、状況によっては実地指導時期を延期するなど柔軟な対策を講じることが通知されています。
参考：厚生労働省「介護保険施設等に対する指導監督の延期等の対応について」令和2年3月10日
実施結果について
実地指導はサービスの質の向上を主な目的にした運営指導と、不正請求防止を目的とした報酬請求指導の2つの視点で実施されます。
管理者や担当者への聞き取り、調査結果は主に口頭と文書で行われます。介護保険施設は好事例については今後の運営のモチベーションに、改善点は結果を真摯に受け止め、改善指導や指示にしたがう義務があります。
- 口頭指導・・・口頭による改善に関する指導です。指導当日、すべての確認が終了したあとにその場で行われます。
- 文書指導・・・後日行政から文書による指導内容および改善の通知がされます。改善箇所や期日が設定されている場合は、その指示にしたがって改善し、文書で報告します。
監査に切り替えられるタイミングは？
実地指導で指定基準違反や不正請求が疑われる場合、対応途中であっても監査に切り替わって調査が行われます。マニュアルには、監査への切り替えについて次のように記載されています。
実地指導中に以下に該当する状況を確認した場合は、実地指導を中止し、直ちに「介護保険施設等監査指針」に定めるところにより監査を行うことができる。
- 著しい運営基準違反が確認され、利用者及び入所者などの生命または身体の安全に危害を及ぼすおそれがあると判断した場合
- 報酬請求に誤りが確認され、その内容が著しく不正な請求と認められる場合
施設・事業所別実地指導のポイントと指摘事項
「介護保険施設等に対する実地指導の標準化・効率化等の運用指針について（令和元年5月）」では、介護サービスごとに「標準確認項目」と「標準確認文書」が示されています。ここでは運用指針を参考に、実地指導を受ける上でのポイントと行政からのよくある指摘事項を施設・事業所別に紹介します。ぜひ参考にしてください。
訪問介護事業所でのポイント
訪問介護計画の作成 ・管理に関する項目
- 利用者またはそのご家族への説明、同意、交付は行われているか
- 目標の達成状況は記録されているか
これらの根拠を示すために次の書面を当日提示できるようにしておきましょう。
- 訪問介護計画 （利用者またはご家族の署名、捺印）
- アセスメントシート
- モニタリングシート
「初回加算」を取り忘れていないか
新規にサービスを提供した場合、訪問介護計画書の作成が必要になります。その場合、計画書を作成した手間は初回加算として算定できるので忘れずに行いましょう。
通所介護事業所でのポイント
介護報酬に応じた計画書や文書がそろっているか
令和３年介護報酬改定において、LIFEや個別機能訓練、ADL維持などの各種加算が拡充しました。これらの要件を満たすためには、適切な人員配置を示す勤務形態一覧表の提出が必要となります。
中重度者ケア体制加算の算定要件が誤っている
- 人員基準や利用者の割合を満たしていればよいという認識の管理者が多い
- 中重度者ケアに関するプログラムが作成されてない
聞き取り調査で算定要件を満たさないと指導されてしまうと、すでに取得していた月にさかのぼって介護報酬と利用料のすべてを返還しなければなりません。こういった事態を避けるためにも、普段から不明な点があれば保険者に問い合わせながら、適正なサービス提供を心がけましょう。
居宅介護支援事業でのポイント
多職種連携など目に見えない業務は記録が重要
多職種との連携業務は、退院時情報連携や緊急時等居宅カンファレンスなどの加算として整備されています。ところが連携といっても目に見えるものではないため、要件を満たすには支援経過や会議議事録など対応した記録を残すことが重要です。
入院時情報連携加算の取得要件を満たすポイント
取得要件を満たすためには、情報提供を行った日時や方法、内容について5W1Hで記録しておかなければなりません。わざわざ対応しても、これらの記録がないため自主点検後返還指導される場合があるので注意しましょう。
介護老人福祉施設（特別養護老人ホーム）でのポイント
令和3年度介護報酬改定「LIFE」
LIFE関連加算の追加で、多職種の連携やこまめな介護記録がいっそう重要となりました。業務として行ったことは必ず記録として残すことが加算取得の条件となるので注意しましょう。
令和3年度介護報酬改定「看取り介護の期間拡大」
令和3年4月から「看取り介護加算」取得の対象期間が死亡日の30日前から45日前までと拡大しました。人員配置や手厚い介護を行うため、施設としては確実に加算を取得したいところですが、以前の指導では、指導担当官からの報告には以下のような指導事項が挙げられています。
- 入所の際に看取りに関する指針を説明したが同意を得ていない
- 看取りに関する指針の見直しをしていない
- 入所者の介護に係る計画に同意を得る前から看取り介護加算を算定している
参考：「実地指導の効率性の向上に資する手法等に関する調査研究事業報告書」2019年3月株式会社ウエルビー
令和時代の実地指導と監査
実地指導は介護保険法第23条に基づき、サービスの質の確保と利用者を保護する観点から実施されてきました。令和元年5月に厚労省から「介護保険施設等に対する実地指導の標準化・効率化等の運用指針について」の通知が発出されたことにより、現在の実地指導は既存のマニュアルと本指針を併用しながら実施されています。
自主点検表の活用が実地指導対策への近道
実地指導は事前提出した「事前提出書類」と「実地指導当日に準備する必要書類」にそって実施されます。自主点検表は事前提出書類の1つで、適切な運営が出来ているかをチェックリストとして確認できる一覧表をいいます。
施設・事業所による自主点検は、介護保険サービス事業者が，自らの事業所について指定・運営基準及び介護報酬の算定要件を満たしているかを自主的に点検するために必要です。自主点検表の確認、作成は，少なくとも年1回，定期的に実施してください。定期的な自主点検や介護給付費自己点検シートを使用することで、健全な運営やサービス提供が行えているかを確認しましょう。
居宅介護サービスと施設サービスは都道府県介護保険指導担当課、地域密着型サービスと居宅介護支援は市区町村の介護保険指導担当課ホームページにて、点検様式をダウンロードできるようになっています。
実地指導の対策を講じてサービスの質向上につなげよう
実地指導通知が届くと、管理者は緊張したり不安になったりするかもしれません。しかしながら、実地指導によってサービスの質の確保、利用者の保護、保険給付の適正化を図るという目的は、行政も事業所も同じです。したがって管理者は、指導事項は真摯に受けとめて、施設・事業所の育成や支援のための貴重な機会として前向きに取り組みましょう。
