【2024年版】介護現場のシフト作成を楽にするアプリ5選＆選び方のポイント

介護現場のシフトは日勤・夜勤や早番・遅番などいくつも勤務パターンがあるうえに、守らなければいけない法令も複雑で作成に時間がかかってしまいがちです。さらに苦労してシフトを作っても、職員から不満が出ることもあります。

負担の大きいシフト作成を少しでも楽にするために、検討したいのがアプリの活用です。現在は無料から有料のものまでさまざまなシフト作成アプリがあり、業務効率化への活用が期待できます。今回はシフト作成アプリの選び方と、おすすめのシフト作成アプリを5種類紹介していきます。

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介護現場に特化したアプリの必要性

介護業界のシフト作成は、労働基準法や人員配置基準など満たすべきルールの多さが特徴です。特有の条件やルールに合わせて勤務表を作成しなければならず、違反すると行政処分が科せられる可能性があります。最悪の場合、指定取り消しになってしまうので、シフト作成は慎重に行わなければなりません。

さらに日本医療労働組合連合会の「2021年介護施設夜勤実態調査」を見ると、平均シフト数（勤務形態）が増加し、さらにシフト作成が複雑になっている様子がうかがえます。

引用：2021年介護施設夜勤実態調査結果概要｜日本医療労働組合連合会

介護業界ならではのルールや課題に対応するためには、通常のシフト作成ではなく、介護業界に特化した機能を持つサービスが必要です。専用のアプリを使うことで、シフト管理者や現場の作業負担を減らし、業務効率化につなげることができます。

介護現場に最適なシフト作成アプリの選び方

労働基準法や就業規則違反を自動でチェックできるか

勤務形態に合わせた勤務時間や休暇などの条件を設定したあと法令違反にあたらないかどうかを自動でチェックする機能が備わっているかが重要です。一度ルールを設定さえしてしまえば、いつでもルールに沿って短時間でシフトが作れるので、より業務の効率化につながるでしょう。

最近では「AIを活用した自動作成」といった言葉もよく耳にしますが、これには注意が必要です。介護現場のシフトは一般的な業種とは異なり、資格や加算要件などが考慮すべき点が多く、自動作成したものの、結果的には「手作業で作り直す」といったことにもなりかねません。

労働の限度時間が設定できるか

法令を守りつつスムーズにシフト作成するためにも、労働時間の上限設定が可能かどうかが重要です。労働基準法では、残業時間の上限が月45時間・年360時間と定められています。また、労働時間が6時間を超える場合は45分、8時間を超える場合には1時間の休憩がそれぞれ必要になります。

上記を守れていないと、罰則の対象となってしまうので十分注意してください。ほかにも総労働時間の上限や勤務間インターバル、連続勤務上限など、労働時間で注意したい項目があります。

休日数の設定ができるか

休日に関しては、労働基準法第35条で定められた法定休日に注意しなければなりません。労働者には少なくとも毎週1回の休日が必要です。

最近では介護現場でも週休3日制を取り入れる施設が増えつつあるようです。ただし、下記のように夜勤明けは法定休日に該当しないといった細かいルールがあるため、気をつけましょう。

万が一法令違反をしないためにも、休日数のルール設定ができる機能を持っているアプリを導入すると安心です。

介護特有の要件に対応しているかどうか

職種の設定が細かくでき、兼務に対応可能か

人員配置基準や加算要件を満たすには、必要な職種や人数などの要件をクリアしたシフト作成が重要となります。従業員ごとに職種の設定ができるアプリを導入すると、違反や加算の取り下げなどを未然に防ぐことができるでしょう。

また、介護の現場では一人の職員が複数の職種を兼務する場合も多いため、細かいシフト調整が必要になります。一人の職員に対し、複数の職種を設定できる機能を持っているアプリがあるとより便利です。

人員配置基準や加算のチェックができるか

介護のシフト作成アプリのなかには、人員配置基準や加算要件の自動チェック機能がついているものがあります。

人員配置基準は職種ごとに常勤換算法を用いて確認しなければならず、人の手で行うと時間と労力が多く割かれてしまいます。また、申請している加算に合わせて要件がチェックできれば、業務効率アップにつながります。アプリの機能をうまく活用することで、法令を遵守しながら効率的なシフト作成が可能になるでしょう。

勤務形態一覧表の出力が可能かどうか

勤務表を、厚生労働省が指定した「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」の状態で出力できるかも大きなポイントです。

勤務形態一覧表は、6年に1回の事業所指定更新や処遇改善加算の申請、定期的に行われる実地指導など、あらゆる場面で必要になる書類です。普段作成している勤務表とは別にデータを作るとなると、作業者の大きな負担になってしまいます。定められたフォーマットに合わせて、エクセル形式で出力できる機能が備わっていれば、シフト作成したデータがそのまま使えて大変便利です。

勤怠管理の機能や給与計算ソフトとの連携機能があると便利

さらなる業務効率化を目指すなら、勤怠管理機能が備わったものがおすすめです。シフト（勤務予定）と打刻データなどの勤務実績を一元管理し、給与計算ソフトとの連携が可能になれば、大幅に作業時間を減らせます。

シフト作成アプリ&サービスおすすめ5選

介護専用のシフト作成ツールは、無料アプリから月額制の有料サービスまでさまざまあり、それぞれ機能や対応端末に違いが見られます。事業所の規模や、提供しているサービスによって相性のよいアプリやサービスは異なるので、よく比較してから選ぶようにしましょう。おすすめのアプリやサービスを5つ紹介し、詳しく解説していきます。

おすすめ1.「CWS for Care」

クラウド型のシフト管理サービス「CWS for Care」は、人員配置基準や加算要件を考慮したシフト作成と、勤務形態一覧表の自動出力に対応している点が特長です。3年に一度見直される介護報酬改定にも対応しているので、常に最新の状態で使用できます。

作成したシフトと勤務実績をもとにエクセル形式の勤務形態一覧表を自動作成できるので、あらゆる申請や指定変更の際に役立ちます。

おすすめ2.「ほすぴタッチ」

AIによるシフト自動作成機能がついている「ほすぴタッチ」。何千万通りものパターンから、最適なシフトを提案してくれます。作成したシフトは、エクセル形式でのダウンロードが可能です。

インターネットが利用できる環境であればあらゆる端末で使え、従業員はシフト希望をスマートフォンから申請できます。さらに従業員同士でシフトを交換できる機能がある点も特徴です。

おすすめ3.「ジョブズマイスター for 介護福祉」

「ジョブズマイスター for 介護福祉」はパソコンで使えるクラウドサービスです。3カ月間の無料トライアルがあるため、気軽に使用感を試すことができます。月額料金は2,500円で、利用人数の制限がありません。

設定項目が細かく、勤務パターンの登録したり、新人同士の組み合わせを回避できたりする点が魅力です。他システムとの連携やエクセル形式での出力も可能です。

おすすめ4.「shiftmation」

病院やエステなど幅広い業界で使われている「shiftmation」。ChromeやSafariなどのブラウザで作業できるので、アプリのダウンロードが不要です。

従業員がスマートフォンから入力したシフト希望が自動集計されるため、転記する必要がなく、作業負担を減らしてくれます。資格やスキルを考慮しながらバランスのよいシフトを自動作成し、作ったデータはエクセル形式でダウンロードが可能です。

おすすめ5.「おまかせシフトちゃん」

施設型の介護サービス向けに作られた、シフト作成アプリです。インターネットに接続していなくても、iPadのようなタブレットさえあればどこでもシフトを作ることができます。

さらに、職員ごとに雇用形態や職種などひと通りの条件設定が可能です。休み希望日を入れるだけで自動的にシフトが作成されるため、操作が簡単で使いやすいアプリとなっています。職員数やユニット数の制限なく使える点もメリットです。

機能の違いを理解して、自社にあったシフト作成アプリ導入を

介護に特化したシフト作成アプリは、介護現場のルールや複雑な勤務パターンに対応し、公平かつ法令を遵守した勤務表作りを可能にします。シフト管理者の負担を一気に減らしてくれるので、導入すれば介護現場の働き方改革にもつながるでしょう。

ただし、事業所で使いやすいアプリを導入するためには、それぞれの機能の違いを見極めることが大切です。この記事で紹介したポイントを、ぜひアプリ選びに活かしてみてください。