【介護業界向け】勤怠管理・シフト作成システムおすすめ5選

フルタイム勤務やパートタイマー、夜勤など、さまざまな雇用形態や勤務形態で働くスタッフがいる介護事業所では、シフト管理や勤怠管理が複雑です。満たすべき人員配置基準や加算の配置要件などもあり、シフト作成や管理に手間と時間がかかっている事業所も多いのではないでしょうか。

この記事では勤怠管理に役立つシフト作成システムについて、おすすめのソフトや選び方を紹介します。

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勤怠管理・シフト作成システムの主な機能

勤怠管理・シフト作成システムは、複雑なシフト表をスムーズに作成したり、勤怠実績などをデータで管理したりすることができるシステムです。主に以下の機能が搭載されています。

• シフト作成および管理機能
• WEBやアプリでの打刻機能
• 勤務実績の集計機能
• 他システムとの連携機能

打刻機能が搭載されているシステムであれば、リアルタイムで勤務時間を把握できるため、集計作業の負担を減らすことができます。勤怠管理システムや、給与計算システムなどと連携すれば、より業務の効率化が図れるでしょう。

システム導入のメリット・デメリット

専用システム導入におけるメリットとデメリットは、主に以下が考えられます。

Excelなどの表計算ソフトや手書きで管理している勤怠やシフトは、専用のシステムを導入することで、人的ミスの削減や、業務効率化による生産性の向上に役立ち、自信を持った事業の運営にもつながります。

一方で使いこなせないと導入にかかるコストなどが無駄になってしまう可能性もあります。システムを利用する担当者の選定や、現場の体制を考慮したうえで、導入を検討してください。

システムを選ぶ際は、導入後のサービスが充実しているかなどもポイントです。使ってみて疑問点や不明点が出たときに対応してくれるサポート窓口があるか、体制を事前に確認しておきましょう。

勤怠管理・シフト作成システムおすすめ5選

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勤怠管理に役立つシステムはさまざまな種類があるため、自社に合う機能が搭載されたシステムを選ぶことが重要です。おすすめのシフト作成システムや勤怠管理システムを厳選して5つ紹介します。

CWS for Care

CWS for Careは、シンプルな機能を持ったシフト作成システムです。ひとりにつき複数職種の設定が可能で、事業所や複数職種の兼務にも対応できます。

シフト作成をするだけで人員基準や加算要件の確認が可能だったり、勤務形態一覧表が出力できたりなど、介護現場のシフト作成に必要な機能が多く搭載されています。

勤怠管理システムとのデータ連携も可能で、シフト作成・勤怠管理の両方をカバーできます。

ShiftMAX

ShiftMAXは、シフト作成や有給休暇の管理機能などあらゆる機能が揃った勤怠管理システムです。専属スタッフのサポートのもと、自社に合う機能をカスタマイズできます。勤務時間が基準を超えた場合や打刻忘れの際にアラームで知らせる機能もあるため、労働時間の正確な管理や法令順守において役立ちます。

かえる勤怠管理 介護

かえる勤怠管理 介護は、介護業務に特化した勤怠管理システムです。AIを活用した勤怠確認機能などが搭載されており、予定と実績を比べてチェックする手間を省くことができます。また、初期費用がかからず、タイムレコーダーの無料レンタルも行っているため、リーズナブルに導入したい人にはおすすめです。

ガルフCSM 勤怠管理

ガルフCSM 勤怠管理は豊富な機能を持ち、大手チェーン店を中心に小売・流通業界からサービス業界まで、さまざまな企業で利用されています。特にシフト予測のAIエンジンで、人員配置基準や加算条件を考慮し、シフトを自動作成する機能が魅力です。また、勤務実績にあわせて電子マネーなどに交換できるポイントを付与する、ユニークな機能も搭載しています。

ジョブズマイスター for 介護福祉

シフト作成システムのジョブズマイスター for 介護福祉では、勤務のパターンや回避ペアなど細かい設定が可能で、その情報をもとにシフトを自動作成できます。スマートフォンからシフトが確認できたり、オプション機能でシフトの提出ができたりなど、シフトの作成と管理に便利なあらゆる機能が詰まっています。拠点ごとの費用になるため、利用人数の制限がなく、導入しやすい点もメリットです。

介護業界向けのシステムを選ぶ際のポイント

システムを選ぶ際には、人員配置基準や加算、兼務など介護特有の制度やルールを満たしているか比較することがポイントです。以下で詳しく解説します。

兼務管理ができるか

介護業界ではひとりが複数の職種を兼務することは珍しくありません。そのため、細かな設定ができるかが鍵になります。一般的なシステムでは職種の兼務に対応していないことが多いため、介護専用のシステムを導入することが重要です。

ひとりの従業員に対し、職種ごとの管理が可能なシステムだと、シフト作成時に便利なだけでなく、人員基準や加算の配置要件を満たしているか確認する際にも役立ちます。

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誰でも使いやすいか

操作が複雑なシステムや、機能が多すぎるシステムは、従業員が使いこなせないリスクがあります。これまで紙やエクセルなどでシフト管理を行っていた場合、システムの利用に対しハードルが高いと感じる職員も出てくるため、誰でも使いやすいシステムを導入することが重要です。口コミなども参考にしながら、操作のわかりやすさや、直感的に使えるかなどを確認しましょう。

システム導入後に操作方法などについて不明な点が出てきた場合に、気軽に問い合わせできるサポート体制が整っているかもチェックしてください。

人員基準や加算のチェックが可能か

介護のシフト作成では、介護保険法に基づいた人員基準が満たされているかが重要です。また、加算の算定においても満たすべき人員の要件が定められています。ただし人員の配置は基本的に常勤換算で計算しなければならないため、手作業で行うと多くの時間を要してしまいます。

人員基準や加算のチェックが自動で行なえるシステムを導入すれば、シフトの作成や勤怠管理における人的ミスや作業時間などを減らすことができ、業務の効率化につながります。

勤務形態一覧表が作成できるか

あらゆる帳票が出力できるかも確認しましょう。特に「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」は、事業所指定の更新や運営指導の際などに必要なため、出力できる機能があると非常に便利です。

その際に、厚生労働省が定めたフォーマットで出力できるかが重大なポイントです。厚労省のフォーマットに対応していない場合、作り直しや調整が必要になり、人的ミスの発生や時間のロスなどにつながります。作業量を減らし、業務の効率化を目指すためにも、よく機能を確認してから導入してください。

法令に対応しているか

最新の労働基準法や介護報酬改定に対応しているかをチェックしましょう。たとえば労働時間や残業時間の上限、休日数の設定・自動チェックできるシステムであれば、法令を遵守しながらシフトの作成と管理ができます。36協定を締結しないまま残業させると罰則の対象となるため、上限を超えるとアラートで知らせてくれる機能などがあるとより便利です。

特に介護報酬改定は3年ごとに行われます。改定のポイントを理解していないと思わぬ形で違反してしまう可能性もあるため、法令の改定に合わせてシステムがアップデートされるかも確認しましょう。

機能をよく比較してシステムを導入しよう

業務の効率化を図るには、シフト作成や管理業務でICTの活用を検討してみましょう。介護現場のシフト作成は人員基準や加算の要件など介護特有の制度やルールを満たす必要があるため、専門のシステムを導入することが重要です。兼務管理の機能や、勤務形態一覧表の出力が可能なシステムを導入すると、より業務の改善を図ることができます。

自社に合うシステムを導入するには、自社の就業規則や管理したい勤務形態などに合致しているかあらかじめ確認したうえで選ぶことも必要です。また、2019年4月1日から（中小企業は2020年4月1日から）労働基準法で罰則付きの残業時間の上限が定められため、勤怠実績の管理も適切に行いましょう。