タイムカードの計算方法（電卓・エクセル）と端数処理について

紙のタイムカードを使用して労働時間や給与額を手作業で計算する方法は、コストがかからないという大きなメリットがあります。一方で、入力ミスや、法律違反を見過ごすリスクなどのデメリットも少なくありません。

この記事では、タイムカードから正しく労働時間や給与額を計算する方法（電卓・エクセル）と、労働時間の端数処理について解説します。また勤怠管理業務を効率化してくれる「勤怠管理システム」についてもご紹介しますので、参考にしてください。

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労働時間と給与額をタイムカードで計算する方法

タイムカードの情報をもとに、電卓もしくはエクセルを使って労働時間と給与額を計算する方法を解説します。

労働時間の端数処理について

計算をする前に、まずは端数処理について正しい認識を持ちましょう。

労働時間の計算は、1分単位で行わなければいけません。15分や30分単位での切り捨ては、労働基準法第24条「全額払いの原則」に違反します。ただし、例外として時間外労働や深夜労働、休日労働について1ヶ月単位で算出している場合に限り、1時間未満の端数が29分以下であれば切り捨てが可能です。

電卓を使用した計算方法

電卓を使用して労働時間と給与額を計算する場合について、例を挙げて解説します。ここでは、出勤時刻が8:30、退勤時刻が19:05だった場合を例にあげます。

この場合、電卓で以下のように計算します。
【計算式】1905－830＝1075

このとき、上二桁の「10」は時間を、下二桁の「75」は分を表しています。下二桁が60を超える場合は、40を引くことで正しく分が計算できます。

【計算式】75－40＝35

つまり、拘束時間は10時間35分ということになります。休憩時間が1時間であれば、これを引いた9時間35分が労働時間です。労働時間が8時間を超えていますので、1時間35分の割増賃金（通常の1.25倍）を支払わなくてはいけないということがこの計算でわかりました。

エクセルを使用した計算方法

次に、エクセルを使用して計算する方法を解説します。エクセルでは、以下のような手順で関数も用いながら計算すると便利です。

1. 労働時間を計算

1) 縦列に日付を、横列に「出勤時刻」「退勤時刻」「休憩時間」「労働時間」のセルを設けます。

2) 出勤時刻をB4セル、退勤時刻をC4セル、休憩時間をD4セルに「00:00」の形で入力します。

3) 労働時間を自動計算で算出できるようにするために、E4セルに「=C4－B4－D4」と入力します（計算式は電卓の際と同じ「労働時間＝退勤時刻－出勤時刻－休憩時間」）。

4) 労働時間の計算式を各日付に反映させるために、 E4セルを選択した状態でセルの右下に表示される黒い■をドラッグし、反映したい日付のところまで下に引っ張ります。

5) 各日付の出勤時刻、退勤時刻、休憩時間を入力し、労働時間を算出することができました。

2. 1ヶ月の合計労働時間を計算

1) 合計労働時間を表示させるために、E34セルへ「=SUM(E4:E33)」を入力します。

2) このままでは正しい時間が表示されないため、「セルの書式設定」から「ユーザー定義」を選択し、「種類」の欄に「[h]:mm」と入力します。

3. 1ヶ月の給与額を計算

1) 合計労働時間のセルの下に、時給を入力します。わかりやすいように、セルの書式は「通貨」などにしておくとよいでしょう。

2) 時給の下に、1ヶ月の給与額を表示させます。E36セルに「=E34*E35*24」と入力します（関数の関係上合計労働時間×時給×24の計算式にする必要があります）。

以上で、1ヶ月の労働時間と給与額を計算するエクセルシートの完成です。

労働時間や給与額の計算で起こりやすいミス

タイムカードをもとに電卓やエクセルで計算する場合、数字の転記ミスや計算式の間違いなど以外にもいくつか発生しやすいミスがあります。正確な計算を行うためにも、以下を念頭に置いて細心の注意を払うようにしましょう。

休憩時間の漏れ

出勤時間と退勤時間のみで、休憩時間を考慮せずに計算してしまうケースが挙げられます。休憩時間分多く給与を支払うだけではなく、休憩を取らずに勤務させていることとなり、労働基準法第34条に違反しているとみなされます。

残業時間の見落とし

残業時間を見落としてしまうと、実態より給与の支払いが少なくなってしまいます。また、割増賃金で支払うべき部分を通常賃金で換算した場合、労働基準法違反となります。

計算ミスが招く罰則について

労働時間や給与額に計算ミスがあると、罰則が課されることになりますので注意しましょう。労働基準法第24条では「賃金は、通貨で、直接労働者に、その全額を、毎月1回以上、一定期日を定めて支払わなければならない」と定められています。つまり、労働時間に対して正しく賃金が支払わなければならないということです。これに違反すると、「30万円以下の罰金」が課されることになります。

また、同法第37条には「時間外、深夜（原則として午後10時～午前5時）に労働させた場合には2割5分以上、法定休日に労働させた場合には3割5分以上の割増賃金を支払わなければなりません」とされており、違反すれば「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」となります。

さらに介護においては、人員基準にも注意しましょう。違反すると事業所の指定取消などの行政処分を受ける可能性があります。

労働時間や給与額の計算には「勤怠管理システム」の導入がおすすめ

電卓やエクセルによる労働時間や給与額の計算はコストを抑えられる一方、前述したような人的ミスが発生する可能性があります。勤怠管理システムであれば、そうしたミスは起こりにくく、なおかつ効率的に労働時間や給与額の計算を行えます。

勤怠管理システムの多くは出退勤時間を管理する機能が備わっています。ICカードやパソコンやスマートフォンなどから打刻が可能です。打刻した情報はシステムへ記録され、従業員ごとの出退勤時間を楽に正確に管理できるほか、労働時間が明確化されるため過重労働の防止にも活用できます。また、給与計算についても割増賃金を含めて自動計算が可能です。労働基準法など法改正が行われた場合も、システム側がアップデートによる対応を行うため担当者の負担は最小限に抑えられます。

ただし、勤怠管理システムの導入にはコストが発生します。初期費用のほか、ランニングコストがかかります。また、従来のタイムカードからシステムによる打刻へ移行した場合、従業員が慣れるまである程度の時間が必要です。どのように変わるのか説明の場を設けることはもちろん、必要であればマニュアルを作成するなどの対応が必要となるでしょう。

労働時間や給与額を正確に計算しましょう

ミスなく効率的な勤怠管理にはシステムの導入がおすすめですが、製品によって機能は異なります。介護事業者で利用する場合は、労働基準法はもちろん、介護保険法による人員基準へ対応しているかどうかも重要なポイントです。
CWS for Careは介護事業者向けのシフト管理システムです。人員基準や加算要件なども考慮したシフト表の作成ができ、勤怠管理システムとの連携も可能です。法令遵守を徹底したミスのない勤怠管理を行うために、こういったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。