【令和4年版】勤務形態一覧表の書き方マニュアル・記入例

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【令和4年版】勤務形態一覧表の書き方マニュアル・記入例

勤務形態一覧表は、介護保険法に基づく各サービスごとに必要な人員配置基準を満たしているかを確認するために必要な書類です。申請や変更届の際に必ず必要になる書類なので、正しい書き方を覚えるようにしましょう。

尚、厚生労働省ではフォーマットの統一化を目指しており、記載すべき項目を細かく定めています。
令和4年11月4日には、2024年度の介護報酬改定に併せて標準様式例の使用を基本ルールとする方針など、介護分野で必要な行政文書の作成や取り扱いにまつわる負担軽減策に関する提言が取りまとめられました。(参考:社会保障審議会介護保険部会 介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会 取りまとめ

この記事では、標準様式に沿った勤務形態一覧表の書き方を基本からわかりやすく解説します。管理者が職種を兼務している場合の実例も紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

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勤務形態一覧表とは

勤務形態一覧表とは

「従業者の勤務体制及び勤務形態一覧表」(以下、勤務形態一覧表)は、施設や事業所の開設時をはじめ、加算の申請や変更届などの際に提出する書類です。

行政の運営指導(旧実地指導)でも人員配置基準の確認に使用されるので、適切な人員配置の算出に関わる配置や数値を記載する必要があります。

行政の運営指導等、提出が必要なタイミングで都度作成する事業者も多いかと思いますが、法令を遵守し人員配置基準違反をしないためにも、毎月作成することが重要です。

急な職員の休みが生じた場合でも、人員が適切に配置できているかをすぐに確認でき、修正対応が可能になります。

勤務形態一覧表の新様式

勤務形態一覧表の新様式

先ほど説明した通り、勤務形態一覧表は記載すべき項目が定められています。厚生労働省では介護事業所の負担軽減を目指すため、フォーマットの統一化を進めており、何度か様式の見直しを行っています。

具体的には、令和2年3月31日と同年9月30日、令和3年3月30日にそれぞれ推奨フォーマットが公表されました。

特に令和3年3月30日に提案されたフォーマットでは一部項目の削除と簡素化が行われています。さらに、勤務形態一覧表は各事業所で独自に作成しているシフト表を活用する方法もありますが、その際の必要項目も明確化されました。

正しく勤務形態一覧表を作成するためにも、介護事業者は最新のフォーマットをチェックすることが大切です。また、必ずエクセルデータで提出する点も押さえておきましょう。

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フォーマットがあるサービス種別

エクセル形式のフォーマットが厚生労働省により統一されています(2022年10月現在)。それぞれのサービス形態に合わせて整備されていますので、<対象の事業者>を確認し、ダウンロードしてご活用ください。

当てはまる①~③のいずれかのリンクをクリックしてください。クリック後、zipファイルがダウンロードされます。zip内にはファイルが複数ありますので「勤務表_●●(当てはまるサービス形態)」と書かれたものを開いて使用してください。

【勤務形態一覧表フォーマット】

指定居宅サービス事業所等

<対象の事業者>
訪問介護
訪問入浴介護
訪問看護
通所介護
通所リハビリテーション
特定施設入居者生活介護
福祉用具貸与・特定福祉用具販売
介護老人福祉施設・短期入所生活介護
介護老人保健施設・短期入所療養介護
介護療養型医療施設・短期入所療養介護
介護医療院

指定地域密着型サービス事業所等

<対象の事業者>
夜間対応型訪問介護
認知症対応型通所介護
小規模多機能型居宅介護
認知症対応型共同生活介護
地域密着型特定施設入居者生活介護
地域密着型介護老人福祉施設入所者生活介護
定期巡回・随時対応型訪問介護看護
看護小規模多機能型居宅介護
地域密着型通所介護
療養通所介護
居宅介護支援

介護予防・日常生活支援総合事業

<対象の事業者>
通所型サービス
訪問型サービス

勤務形態一覧表に記載すべき内容

勤務形態一覧表に記載すべき内容

勤務形態一覧表で記載しなければならない項目は、サービス種別ごとに決まっています。

どのサービス種別でも共通して記載すべき10項目

1.サービス種別
2.事業所名
3.職種
4.勤務形態(常勤・非常勤/専従・兼務)
5.資格・修了研修
6.氏名
7.従業者ごとの日々の勤務時間(勤務時間帯)
 ※居宅介護支援/介護予防支援は、勤務円時間数でも可
8.従業者ごとの当月の勤務時間数合計
9.兼務状況(兼務内容、兼務先)
10.常勤の従業者が勤務すべき時間数

サービス種別ごとに必要な項目

【従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表の必要項目】
認知症対応型 通所介護(予防)・地域密着型通所介護小規模多機能型居宅介護 (予防)・複合型サービス(看護小規模多機能型居宅介護)
認知症対応型共同生活介護(予防)地域密着型特定施設入居者生活介護・居宅介護支援/介護予防支援
地域密着型 介護老人福祉施設入所者 生活介護療養通所介護
利用者(入所者・入院患者)の数
サービス提供の単位
サービス提供時間帯
従業者ごとのサービス提供時間内の勤務時間数
サービス提供時間内の勤務延時間数
サービス提供時間数(平均提供時間数)
ユニット(ユニット型の場合)
宿直
夜勤時間帯(夜間・深夜時間帯)/宿直時間帯
※従業者とは、人員基準で指定されている職種の職員を指します。

勤務形態一覧表の書き方とポイント

勤務形態一覧表の書き方とポイント

次に勤務形態一覧表を記載する際に押さえておきたいポイントについて、実際の書き方も含めて解説します。特に以下の3つは間違いやすい点なので、しっかり内容を理解しておきましょう。

常勤と非常勤、専従と兼務の考え方

まず押さえておきたい点が「常勤と非常勤」「専従と兼務」の定義です。

常勤と非常勤の違い

事業所が定める常勤職員の勤務すべき時間数(週32時間を下回る場合は32時間が基本)に達している場合は常勤、達していない場合は非常勤となります。

たとえば、常勤者が勤務すべき時間数が週40時間(月間160時間)の場合、週30時間(月間120時間)働く職員は非常勤扱いとなります。

ただし、令和3年介護報酬改定において、育児・介護休業法第23条第1項に規定する、短時間勤務制度を利用する場合や、男女雇用機会均等法による母性健康管理措置としての勤務時間の短縮等を利用する場合は、週30時間以上の勤務で常勤扱いとなります。

常勤者が勤務すべき時間数を満たしていれば、正職員やパートの雇用形態は関係なく、常勤職員となります。

専従と兼務の違い

事業所の勤務時間帯に複数の職種を兼任しているか否かで判断されます。たとえば介護職員が管理者も行っている場合は、兼務しているとみなされます。

上記の考えに基づき、勤務形態の区分をABCDの記号でわけて記載します。詳しくは以下で確認しましょう。

 専従兼務
常勤A:常勤で専従
ひとつの職種で、フルタイムで働いている場合
B:常勤で兼務
フルタイムで働きつつ、複数の職種を兼務している場合
非常勤C:非常勤で専従
ひとつの職種で働いているが、労働時間がフルタイムの勤務者より短い場合
D:非常勤で兼務
労働時間がフルタイムの勤務者より短く、複数の職種を兼務している場合
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さらに勤務形態一覧表では、上記BとDに該当する職員は兼務する職種を記載する必要があります。また、それぞれの勤務時間を記載しなければならないため、職種ごとに行を分けることがポイントです。

有給や産休の取り扱いについて

勤務形態一覧表を書く際には、有給休暇や産前産後休暇などの取り扱いについても正しく理解しておきましょう。

常勤職員に関しては、勤務命令による研修参加・病欠・有給休暇・休職等の場合、常勤換算に含めることができます

勤務形態一覧表の勤務時間数合計の欄には内容に適した労働時間を記載しましょう。ただし欠勤の期間が、暦月で1カ月分を超えた場合は、常勤換算に含めてはいけません。

また、前述したように令和3年介護報酬改定からは、育児・介護休業法で短時間勤務制度を利用している職員は、週30時間以上の勤務でも常勤に含めることができます

この場合、勤務形態の区分に「A」か「B」を入れ、「常勤換算方法対象外の常勤の従業者の人数」の欄に「1」を記載します。さらに兼務状況の欄に「短時間勤務制度利用」と入れてください。

常勤換算の考え方と計算方法

勤務一覧表には、常勤換算後の人数を記載する欄があります。常勤換算とは、事業所で働く平均人数を割り出す方法です。具体的な計算式は以下となり、基本的に1カ月(4週間)で計算します。

【計算式】勤務時間総数(勤務延時間数)÷常勤職員が勤務すべき時間数

月の労働時間が160時間の常勤職員が2名、月120時間労働の非常勤職員、月80時間労働の職員が1名ずついる場合の計算式は以下です。

(160+160+120+80)÷160

つまり常勤換算数は「3.25」です。人員基準を満たしているか判断するために必要となる数字なので、計算式を必ず覚えるようにしましょう。なお、管理者は常勤換算の対象外となります。計算式には含めないよう注意してください。

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実際の記入例をご紹介

実際の記入例をご紹介

最後に実際の記入例をもとに、これまでのポイントを復習しましょう。以下は職種を兼務している場合の記入例です。

実際の記入例をご紹介

引用:〈従業者の勤務の体制及び勤務形態一覧表 記入例〉|調布市役所

上記のように、兼務している職員は職種ごとに行を分ける必要があります。日ごとの労働時間も職種別に記入し、勤務形態の欄にはそれぞれ「B」の記号を入れましょう。兼務先の情報を備考欄に記載することも忘れないようにしてください。

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勤務形態一覧表は、推奨フォーマットが用意され記載すべき内容が細かく決まっています。フォーマットは随時見直しが行われるので、間違いなく作成するためにも最新の情報をチェックするようにしましょう。その都度、行政にも確認するとより安心です。

業務の負担を減らすには、勤務形態一覧表を自動作成できるシステムやWEBサービス導入を検討すると良いでしょう。

たとえばシフト管理サービスのCWS for Careなら、作成したシフト表データと実績をもとに勤務形態一覧表を自動で出力できます。作業時間を大幅に削減できるうえ、記載漏れや計算ミスが防げるでしょう。

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