現在、人手不足の分野では積極的に外国人の方を採用するようになっています。介護分野では特定技能外国人を受け入れるにあたって、さまざまな準備や届出が必要となります。今回は必要な手続きなの中でも、採用後に定期的に行う必要がある定期報告について解説していきます。
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目次
特定技能の定期報告とは？
3ヶ月に一度の報告が義務付けられているもの
介護人材として特定技能外国人を採用すると、特定技能所属機関として定期報告を行う必要があります。定期とは、4半期に一度（3ヶ月に一度）とされており、報告書類を制作し、提出する必要があります。この定期報告の届出は出入国管理及び難民認定法に義務として定められており、報告を怠る、内容の不履行や虚偽がある場合は罰則の対象となるので注意が必要です。
報告期間は以下の通りに定められており、提出期間も当該四半期の翌四半期の初日から14日以内とされています。
- 第1四半期：1月1日から3月31日まで（届出期間：4月1日〜4月15日まで）
- 第2四半期：4月1日から6月30日まで（届出期間：7月1日〜7月15日まで）
- 第3四半期：7月1日から9月30日まで（届出期間：10月1日〜10月15日まで）
- 第4四半期：10月1日から12月31日まで（届出期間：1月1日〜1月15日まで）
定期報告には3つの種類がある
ではどのような内容を報告する必要があるか解説していきます。定期報告の種類は受け入れ状況に関わる届出、支援実施状況に関わる届出、活動状況に関わる届出の3つあります。
受入れ状況に係る届出書
届出の対象期間に在籍していた特定技能外国人の情報を記載します。参考様式第3-6号（別紙）に沿って記入を行います。内容は氏名や国籍・地域、生年月日、在留カード番号、居住地、活動内容や活動場所を記載します。また活動日の日数と報酬の支払い状況を記載します。
引用：出入国在留管理庁特定技能所属機関による受入れ・活動状況に係る届出
参考様式第3-6号PDF：https://www.moj.go.jp/isa/content/001340571.pdf
参考様式第3-6号別紙PDF：https://www.moj.go.jp/isa/content/001370511.pdf
支援実施状況に係る届出書
1号特定技能外国人を支援計画に基づき、提出期間内で義務的支援を実施しているか記載します。生活オリエンテーションを実施した場合、 相談・苦情への対応を実施した場合、定期面談を実施した場合、非自発的離職時の転職支援を実施した場合は添付資料が必要です。
また、実施予定としていたが、実施していない支援がある場合はその理由書の添付が必要となります。別紙として採用している特定技能外国人名簿を添付します。
なお、参考様式３ー７号に関しては1号特定技能外国人支援計画のすべてを登録支援機関に委託している場合は登録支援機関が作成を代行します。
参考様式第3-7号PDF：https://www.moj.go.jp/isa/content/001340572.pdf
参考様式第3-7号別紙PDF：https://www.moj.go.jp/isa/content/001340573.pdf
活動状況に係る届出書
受け入れ機関の活動状況を記載します。内容は報酬に関すること、所属人数や新規採用者数、退職者数など雇用状況に関すること、採用にかかった費用や税金の納付、社会保険、労働保険に関する情報などです。報酬については、比較対象となる日本人従業員の報酬も資料として、賃金台帳の写しなどを添付しなくてはなりません。具体的には報酬の支払い状況は別紙が必要となります。
参考様式第3−8号PDF：https://www.moj.go.jp/isa/content/001340575.pdf
参考様式第3−8号別紙PDF：https://www.moj.go.jp/isa/content/001340576.pdf
定期報告書類の提出先と提出方法
書類を作成したら、出入国在留管理局へ提出します。提出先は特定技能所属機関の住所（法人の場合は本店の住所）を管轄する地方出入国在留管理局となります。地方により担当部門の名称が異なりますので注意しましょう。提出方法は、直接持参もしくは郵送となります。
どちらも提出者の身分証明が必要です。直接持参する場合は身分証を、郵送の場合は身分証のコピーを一緒に送付します。また、封筒の表面に朱書きで「特定技能届出書在中」と記載します。
地方入国管理官署窓口で利用者登録が必要となりますが、出入国在留管理庁電子届出システムを使ってインターネットでの提出もできるようになりました。ペーパーレスや持参の手間を省けるので活用してみるのも良いでしょう。
| 地方出入国在留管理官署名 | 部門 | 管轄または分担区域 | 所在地 |
|---|---|---|---|
| 札幌出入国在留管理局 | 審査部門 | 北海道 | 060-0042 札幌市中央区大通西12丁目 札幌第３合同庁舎 |
| 仙台出入国在留管理局 | 審査部門 | 宮城県、福島県、山形県、岩手県、秋田県、青森県 | 983-0842 仙台市宮城野区五輪1-3-20 仙台第二法務合同庁舎 |
| 東京出入国在留管理局 | 労務審査第三部門 | 東京都、神奈川県（横浜支局が管轄）、埼玉県、千葉県、茨城県、栃木県、群馬県、山梨県、長野県、新潟県 | 108-8255 東京都港区港南5-5-30 |
| 東京出入国在留管理局横浜支局 | 収容・永住審査部門 | 神奈川県 | 236-0002 神奈川県横浜市金沢区鳥浜町10-7 |
| 名古屋出入国在留管理局 | 就労審査第二部門 | 愛知県、三重県、静岡県、岐阜県、福井県、富山県、石川県 | 455-8601 愛知県名古屋市港区正保町5-18 |
| 大阪出入国在留管理局 | 就労審査部門 | 大阪府、京都府、兵庫県（神戸支局が管轄）、奈良県、滋賀県、和歌山県 | 559-0034 大阪府大阪市住之江区南港北一丁目29番53号 |
| 大阪出入国在留管理局神戸支局 | 審査部門 | 兵庫県 | 650-0024 兵庫県神戸市中央区海岸通29 神戸地方合同庁舎 |
| 広島出入国在留管理局 | 就労・永住審査部門 | 広島県、山口県、岡山県、鳥取県、島根県 | 730-0012 広島県広島市中区上八丁堀2-31 広島法務総合庁舎内 |
| 高松出入国在留管理局 | 審査部門 | 香川県、愛媛県、徳島県、高知県 | 760-0033 香川県高松市丸の内1-1 高松法務合同庁舎 |
| 福岡出入国在留管理局 | 就労・永住審査部門 | 福岡県、佐賀県、長崎県、大分県、熊本県、鹿児島県、宮崎県、 | 810-0073 福岡県福岡市中央区舞鶴3-5-25 福岡第１法務総合庁舎 |
| 福岡出入国在留管理局那覇支局 | 審査部門 | 沖縄県 | 900-0022 沖縄県那覇市樋川1-15-15 那覇第一地方合同庁舎 |
定期報告書類を書く際のポイント
定期報告書類を書く際のポイントは以下の2つがあります。
各書類の「氏名」「署名」に注意する
書類の最後に作成責任者の氏名と本届出作成者の署名が必要になります。作成責任者の氏名は特定技能所属機関の役職員であれば問題ありませんが、本届出作成者の署名は特定技能外国人の受け入れ企業の役員であり、実際に届出を作成した人が署名する必要があります。
登録支援機関の利用しているとアドバイスがもらえる
登録支援機関を利用している場合、記載方法についてはアドバイスをもらえます。
各登録支援機関によって支援の内容が異なるため、依頼前に確認することがおすすめです。最終的な書類作成責任者の署名は、必ず特定技能外国人を受け入れしている介護事業者の役職員が行う必要がありますので、前もって相談した上で、準備をすすめるのが良いでしょう。
関連記事：「登録支援機関の選び方は？初めての特定技能介護人材に役立つチェックポイント」
特定技能の定期報告は負担が少ない
特定技能外国人を採用すると3ヶ月に1度の報告届出が必要ですが、定期報告の負担は大きいわけではありません。同じ介護人材として技能実習生として受け入れる方法がありますが、技能実習責任者からの届出、技能実習指導者からの届出以外にも、技能実習では毎日日誌の記入が必要となります。それと比較すると負担は少ないといえるでしょう。
関連記事：「介護人材「特定技能」外国人受け入れ要件・手続き完全ガイド」
なるべく負担を少なく採用するなら特定技能がおすすめ
外国籍の介護人材の採用には、さまざまな準備が必要で、さらに採用後もこのような定期報告など多くの手続きが必要となります。登録支援機関を利用することで面倒な書類の作成の一部を代行してもらったり、制作のアドバイス受けることができるメリットがあります。その中でも介護や日本語について950時間以上学んだ人材の紹介を行っているスタッフプラスはおすすめです。特定技能を検討している事業所はぜひご検討ください。
